أتمتة المستندات
عودة للموسوعةأتمتة المستندات (تُعهد أيضًا باسم تجميع المستندات ) هوتصميم الأنظمة وسير العمل التي تساعد في إنشاء مستندات إلكترونية . وتضم هذه النظم القائمة على المنطق التي تستخدم شرائح من النص و/ أوالبيانات الموجودة مسبقا لتجميع وثيقة جديدة. ويتم استخدام هذه العملية بشكل متزايد في بعض الصناعات لتجميع الوثائق والعقود والرسائل القانونية. يمكن أيضًا استخدام أنظمة أتمتة المستندات لأتمتة جميع النصوص الشرطية والنص المتغير والبيانات الموجودة في مجموعة من المستندات.
تسمح أنظمة الأتمتة للشركات بتقليل إدخال البيانات إلى الحد الأدنى، وكذلك تقليل الوقت الذي تستغرقه في قراءة الدليل، وتقليل المخاطر المرتبطة بالخطأ البشري . وتضم المزايا الإضافية ما يلي: توفير الوقت والمال بسبب انخفاض معالجة الورق وتحميل المستندات والتخزين والتوزيع والبريد / الشحن والفاكسات والهاتف والعمالة والنفايات.
تجميع المستندات
تتمثل الوظائف الأساسية في الاستعاضة عن التعبئة اليدوية المرهقة للمستندات المتكررة بأنظمة تستند إلى النطقب حيث يجيب المستخدم على أسئلة اللقاءة التي تعتمد على البرامج أوشاشة إدخال البيانات. ثم تملأ المعلومات التي تم جمعها الوثيقة لتشكيل مسودة أولى جيدة. تسمح أنظمة أتمتة المستندات الأكثر تقدماً اليوم للمستخدمين بإنشاء بياناتهم وقواعدهم (المنطق) دون الحاجة إلى البرمجة.
بينما يتم استخدام برنامج أتمتة المستندات في المقام الأول في الصناعات القانونية والمالية وإدارة المخاطر ، إلا أنه يمكن استخدامه في أي صناعة تقوم بإنشاء مستندات تستند إلى المعاملات. من الأمثلة الجيدة على كيفية استخدام برنامج أتمتة المستندات مع مستندات الرهن العقاري التجارية . يمكن حتى تتضمن معاملة الرهن التجاري النموذجية عدة مستندات بما في ذلك:
- سند إذني
- التعويض البيئي
- صك الثقة
- الرهن العقاري
- ضمانة
بعض من هذه المستندات يمكن حتى تحتوي على ما يصل إلى 80 إلى 100 صفحة، مع المئات من الفقرات الاختيارية وكذلك عناصر البيانات.
لذا ولأن برنامج أتمتة المستندات لديها القدرة على ملء متغيرات المستند السليمة تلقائيًا بناءً على بيانات المعاملة.
بالإضافة إلى ذلك، تتمتع بعض برامج أتمتة المستندات بالقدرة على إنشاء مجموعة مستندات حيث يتم تضمين جميع المستندات ذات الصلة في ملف واحد، مما تسهل وتسرع من التحديثات والتعاون بين المستخدمين.
انه من الممكن أيضًا استخدام تطبيقات البرامج الأكثر بساطة والتي يمكن تفهمها من أجل أتمتة إعداد المستندات، دون تعقيد لا مبرر له.
عملى سبيل المثال، يعتبر برنامج Pathagoras نفسه كنظام لتجميع المستندات "نص عادي، ولا يسمح بوجود الحقول". وكذلك تسمح برامج إدارة الحافظة للمستخدم بحفظ أجزاء من النص المستخدمة بشكل متكرر، وتنظيمها في مجموعات منطقية، ثم الوصول إليها بسرعة للصقها في المستندات النهائية.
في إدارة سلسلة التوريد
هناك الكثير من الوثائق المستخدمة في الخدمات اللوجستية . يطلق عليها: الفواتير ، قوائم التعبئة / القصاصات / الأوراق (قوائم) ، قوائم المحتويات، تذاكر اختيار، نماذج / تقارير الإقرار بالوصول من أنواع كثيرة (مثل MSDS ، البضائع التالفة، البضائع المعادة، التفاصيل / الملخص، إلخ) ، الاستيراد / تصدير ، تسليم، بوليصة الشحن (BOL)، الخ. وهذه الوثائق هي عادة عقود بين المرسل اليه والمرسل، لذلك فهي مهمة جدا لكلا الطرفين وأي وسيط، مثل الخدمات اللوجستية طرف ثالث شركة (3PL) والحكومات . وثيقة التعامل في الخدمات اللوجستية ، إدارة سلسلة التوريد ومراكز التوزيع عادة ما يتم إجراء العمل اليدوي أوشبه تلقائيا باستخدام الماسحات الرمز الشريطي ، البرامج والطاولة طابعات الليزر . هناك بعض الشركات المصنعة لأنظمة أتمتة المستندات عالية السرعة التي ستقوم تلقائيًا بمقارنة المستند المطبوع بالليزر بالترتيب وإما إدراج محفظة / حافظة مغلقة أوتطبيقها تلقائيًا على حاوية الشحن (عادةً ما تكون اكياس نايلون مرنة أوحاوية من اللوح الليفي / جامدة). انظر أدناه للاطلاع على روابط الصوت والصورة الخارجي للمسقط التي تعرض أنظمة أتمتة المستندات هذه. حماية الخصوصية وسرقة الهوية هي الشواغل الرئيسية، وخاصة مع زيادة التجارة الإلكترونية ، الإنترنت / التسوق على الانترنت وقناة التسوق (أخرى، ما يشير الماضية هي الترويجي والبريد من أجل التسوق) مما يجعلها أكثر أهمية من أي وقت مضى لضمان الوثيقة السليمة متزوجة أومرتبطة بالترتيب السليم أوالشحن في جميع مرة. البرامج التي تنتج المستندات هي: ERP وWMS وTMS والبرامج الوسيطة القديمة ومعظم الحزم المحاسبية.
بحث عدد من المشاريع البحثية في توحيد وتوثيق المستندات في صناعة الشحن على نطاق أوسع.
في الخدمات القانونية
يمكن استعمال تقنية الأتمتة في إنتاج المستندات القانونية، مثل عقود العمل ووثائق التخطيط العقاري، ويحتمل حتىقد يكون ذلك باستخدام قابلة عبر الإنترنت أوشجرة القرارات. غالبًا ما تستخدم أنظمة تجميع المستندات في الشركات القانونية الكبرى لتنظيم العمل، على سبيل المثال من خلال إنشاء أوراق مصطلحات معقدة وأول مشاريع اتفاقيات الائتمان.
مع تحرير سوق الخدمات القانونية في المملكة المتحدة بقيادة قانون الخدمات القانونية لعام 2007 ، وسعت المؤسسات الكبيرة خدماتها لتضم المساعدة القانونية لعملائها. معظم هذه الشركات عنصرًا من عناصر تكنولوجيا أتمتة المستندات لتوفير خدمات المستندات القانونية عبر الويب. وقد تم اعتبار هذا بمثابة مرشد على وجود اتجاه نحوعلاج السلع، حيث تؤدي تقنيات مثل أتمتة المستندات إلى "تعبئة" الخدمات القانونية ذات الحجم الكبير والهامش المنخفض وتقديمها إلى جمهور كبير من السوق.
في التأمين
وثائق التأمين والشهادات، اعتمادًا على النوع، يمكن حتى تكون وثائق السياسة أيضًا مئات الصفحات وتتضمن معلومات محددة عن المؤمن له. عادة، في الماضي، تم إنشاء حزم وثائق التأمين هذه من خلال (أ) كتابة خطابات مجانية، ب) إضافة كتيبات مطبوعة مسبقًا ج) قوالب للتحرير و) تخصيص الرسومات بالمعلومات المطلوبة، ثم الفرز يدويًا وإدراج جميع المستندات في حزمة واحدة وإرسالها بالبريد إلى المؤمن عليه. يمكن حتى تتضمن المستندات المتنوعة المضمّنة في حزمة واحدة الأنواع التالية من المستندات:
- رسالة ترحيب
- عقد
- شهادة
- وثائق السياسة الخاصة بالدولة
- قائمة الأصناف المؤمنة ومبالغ التأمين
- تعديلات
- الدراجين
- بطاقة التعريف
- معلومات الشركة
- مواد ترويجية (منتجات أخرى)
يمكن حتى يمضى الكثير من العمل إلى وضع حزمة واحدة معًا. في معظم أنظمة إدارة السياسة للنظام، سينشئ النظام نوعًا من بيان السياسة كنقطة بداية ولكن قد يحتاج الأمر إلى تخصيصه وتعزيزه باستخدام مواد أخرى مطلوبة.
انظر أيضا
- معالج النطقب
المراجع
- ^ Article: Disrupting Conventional Law Firm Business Models using Document Assembly Mountain, Int J Law Info Tech., 2006; 0: eal019v1 نسخة محفوظة أربعة يوليو2008 على مسقط واي باك مشين.
- ^ "e-FREIGHT is an Integrated project within the EU's 7th Framework programme". e-Freight. مؤرشف من الأصل في 30 مايو2012. اطلع عليه بتاريخ 23 نوفمبر 2012.
- ^ اتحاد النقل الجوي الدولي. Cargo-XML Standards: Modernizing air cargo communication. نسخة محفوظةتسعة يوليو2019 على مسقط واي باك مشين.
- ^ Reyes, Eduardo. "Who's afraid of computer generation?". The Law Society Gazette. The Law Society of England and Wales. مؤرشف من الأصل في ثلاثة مايو2019. اطلع عليه بتاريخ 03 مايو2019.
- ^ "How IT is changing the legal sector". Information Age. Bonhill Group plc. 20 December 2010. مؤرشف من الأصل في ثلاثة مايو2019. اطلع عليه بتاريخ 03 مايو2019.
- ^ Chamay, Marc-Henri; Widdowson, Jules. "Client services - Distance relationships". Legal Technology Journal. مؤرشف من الأصل في 02 نوفمبر 2010. اطلع عليه بتاريخ 03 مايو2019.
- ^ Article: Braced for the big bang and Tesco law Jon Robins The Times نسخة محفوظة 18 مايو2020 على مسقط واي باك مشين.
- ^ Article: Why big brand legal services are bad news for solicitors Neil Rose The Guardian (Tuesday 2 November 2010) نسخة محفوظة 27 سبتمبر 2018 على مسقط واي باك مشين.
- ^ Article: Commoditisation of Legal Services - What It Means for the Future of Legal Practice نسخة محفوظة 2011-07-20 على مسقط واي باك مشين. Sylvia Lowe Law Gazette
- ^ Article: From bespoke to commodity نسخة محفوظة 2011-01-29 على مسقط واي باك مشين. Professor Richard Susskind OBE Legal Technology Journal (2006)
- ^ Article: The commodities business نسخة محفوظة 2012-03-04 على مسقط واي باك مشين. Professor Richard Susskind OBE The Law Society Gazette (Thursday 13 April 2006)
التصنيفات: إدارة سلسلة الإمداد, وثائق إلكترونية, قالب أرشيف الإنترنت بوصلات واي باك, بوابة الاقتصاد/مقالات متعلقة, جميع المقالات التي تستخدم شريط بوابات, صفحات بترجمات غير مراجعة
