التخطيط منهج إنساني للعمل يهدف إلى إتخاذ القرارات في الحاضر ويكون لها تأثير على المستقبل ويعتبر التخطيط هوأول عناصر الإدارة .

تعريفه

التخطيط هوالمهام الإدارية التي تهدف إلى تحديد الأهداف المستقبلية والسياسات والرؤية للمنظمات والمؤسسات وطرق تحقيق هذه الأهداف. وقد عهد أ.محمد فوزي العشري "التخطيط" بأنه؛ تحديدُ الأهدافِ المرادُ تحقيقُها، ورَسمُ خط السير إليها، وتحديدُ وسائل ذلك السير، مع وضوح التصور لما يُمكن أنْ يَحدُث أثناء العمل مِن المستجدات والتطورات، ووَضع ما يُناسب ذلك مِن طرُق التعامل مِمَّا باتَ يُسمَّى بـ"الخطة والخطة البديلة"، شرط أنْ يستهدف ذلك أكبر قدر ممكن مِن المكاسب وأقلّ قدر ممكن من الخسائر.

يعهد نبيل السمالوطي التخطيط على أنه "المواءمة بين ما مطلوب، وما هومتاح عملياً، فهويعني تعبئة وتنسيق وتوجيه الموارد، والطاقات والقوى البشرية لتحقيق أهداف معينة، ويتم تحقيق هذه الأهداف في فترة زمنية معينة تحددها الخطة، وتعمل جميع خطة على تحقيق الأهداف، بأقل تكلفة ممكنة عملياً". ويعهد "لينمان" التخطيط بأنه " هوذلك العمل المتعمد والمنسق الذي يقوم به المخططون هادفين من ورائه إلى تحقيق أهداف عامة، أوأغراض محددة من أجل مصلحة ومنفعة أفراد الدولة، سواء قام بذلك أفراد الهيئة البرلمانية في الأمة، أوسعت إليه الحكومة مباشرة ".

أوضح الدكتور صلاح الراشد حتى أغلب الناس تكون حياتهم ضمن نطاق إدارة الكوارث Crisis Management، أي أنهم ينتظرون حتى تبدأ كارثة أومعضلة ما ثم يسعون في طلب الحل وبالتالي غياب التخطيط في حياتهم. هذه الحقيقة تشهد غياب أبرز عنصر في حياة مَنْ يريدون إدارة وقتهم وهوالتخطيط. التخطيط عملية معقدة والبعض يجيدها والبعض الآخر لايجيدها لأنها تتطلب مهارة تحديد أبرز الأنشطة التي ينبغي تخطيطها وتحديد الأولويات في تلك الأنشطة واستثمار "أهم عنصر في التخطيط وهوالوقت". وكما يقول ماريون هاينز فالتخطيط يتميز بخاصيتان الأولى أنه "يقودك من حيث أنت الآن إلى حيث تود حتى تكون"، والثانية إنه (يحدد الموارد المطلوبة لتحقيق الهدف من حيث التكلفة والوقت)(39). ويجب حتى يُراعي عند تخطيط الوقت الخطط القصيرة المدى والطويلة المدى للمؤسسة المعنية في ضوء رؤية مستقبلية شاملة. فسلامة التخطيط، كما أشار الدكتور الخضيري، لمدى قيمة الوقت المتاح ومدى ارتباطه للمواد والإمكانات المتاحة وصولاً إلى تطبيق الاستراتيجيات الموضوعة، يساعدالمدير والمؤسسة للوصول إلى النجاح وتحقيق الأهداف. إذا أي نجاح في إدارة الوقت يعني البُعد عن التخبط والعمل العشوائي وضبابية الغايات وبالتالي نجاح القائمين على الإدارة بسبب حُسن إدارتها لوقتها من خلال عنصر التخطيط. يرى الدكتور عبد الفتاح دياب حتى (أهم معوقات التخطيط للوقت هي عدم وضوح الأهداف)،و(عدم وجود خطط يومية وأسبوعية وسنوية) و(عدم تحديد الأولويات) و(هجر الأعمال قبل إنهائها والشروع في أعمال أخرى) والأهم هو(عدم تحديد أزمنة واقعية للتطبيق)(28). أما كيف من الممكن أن نُخطط لإدارة الوقت فهوبكل بساطة القيام بعمل عكس ما تقدم. ويوضح الجريسي أنه على الرغم من حتى التخطيط للوقت يأخذ وقتاً طويلاً، إلا أنه يعوض الوقت الفائت أثناء إعداده بفضل النتائج المثمرة له(62).ويقول أليكساندر انه إذا تم تطبيق التخطيط في إدارة الوقت فإنه يوفر ثلاثة ساعات لقاء ساعة من التخطيط.

أهمية التخطيط

إن العمل بلا تخطيط يصبح ضرباً من العبث وضياع الوقت سدى إذ تعم الفوضى والأرتجالية ويصبح الوصول للأهداف بعيد المنال، وتبرز أهميته في تسقطاته للمستقبل وما قد يحمل من حوادث غير متسقطة ومفاجآت وتقلبات حيث ان الأهداف التي يراد الوصول اليها هي أهداف مستقبلية، أي إذا تحقيقها يتم خلال فترة زمنية محددة قد تطول وتقصر، مما يفرض على رجل الإدارة عمل الافتراضات اللازمة لما قد يحدث عليه هذا المستقبل وتكوين فكرة عن ما سيكون عليه الوضع عندالبدء في تطبيق الأهداف وخلال مراحل التطبيق المتنوعة. ويمكن تلخيص أهميته بالنقاط التالية:

• رؤية واضحة وأهداف محددة
• استخدام أمثل للموارد والإمكانات وزيادة الكفاءة
• تقليل المخاطر المتسقطة
• يُحكم السيطرة على الموقف
• يساعد على اتخاذ القرار السليم

المبادئ الأساسية

• الواقعية
• الشمول
• التكامل
• التنسيق
• المشاركة
• التوقيت الزمني
• البعد المكاني
• توفير التمويل اللازم

التخطيط هوفترة التفكير التي تسبق التطبيق وهوجهد موجه مقصود ومنظم يهدف إلى تحقيق أقصى منفعة باقل التكاليف ويرتبط بكل المجالات والقطاعات ويتوسط جميع العلوم

التخطيط الإعلامي للقاءة الأزمات

الأزمة هي نقطة تحول في موقف مفاجئ يؤدي إلى أوضاع غير مستقرة ما يهدّد المصالح والبنية الأساسية وتحدث عنها نتائج غير مرغوب بها جميع ذلك قد يجري في وقت قصير يلزم معه اتخاذ قرار محدّد لللقاءة تكون فيه الأطراف المعنية غير مستعدة أوقادرة على اللقاءة وتظهر الأزمة عندما تخرج المشكلات عن نطاق السيطرة، وتتلاقى الأحداث، وتتشابك الأسباب بالنتائج ويفقد معها متخذ القرار قدرته على السيطرة على المؤسسة وعلى اتجاهاتها المستقبلية. إلى غير ذلك فإن إحدى وظائف الإعلام هي الحيلولة دون حدوث أزمات والتغلب عليها طالما حدوثها وهذا ما يسمى بـ إدارة الأزمات، ولا يعدّ حدوث الأزمات شيئاً جديداً في حد ذاته، سواء أكان على مستوى الفرد أم على مستوى منظمة ما أم على مستوى الدولةككل ولكن الشيء الجديد هوحتى الباحثين بدؤوا يولون هذه القضية الاهتمام اللازم، لأنهم شعروا أنه بإمكانهم عمل شيء حيال الأزمات وتحليلها، كما حتى فهم إدارة الأزمات، بدأ يظهر نتيجة لأن التطور الفهمي، والتكنولوجي قدم وسائل وأدوات للتعامل مع الأزمات وإدارتها وتحليلها.

الإعلام وإدارة الأزمات

تخاطب وسائل الإعلام عقول الناس ولذلك تعتبر من أبرز الطرق والأساليب الحديثة لنشر الوعي والثقافة وتنمية المدارك كما للإعلام دور كبير في إيصال الخبر والمعلومة بهدف زيادة الوعي والفهم وهويهدف إلي توعية وتنمية وتثقيف وإقناع مختلف فئات الجماهير باختلاف ثقافاتهم ودرجة وعيهم من خلال رؤية محددة تدور حول معني محدد يعمل على تزويد الجماهير بأكبر قدر من المعلومات السليمة. إذا للإعلام دوراَ مهماً وبارزاً في التخفيف من حدة الأزمات والكوارث ومن أبرز وابرز عناصر الإعلام في التخفيف من حدة الأزمات والكوارث هي حتى يتم تزويد الجماهير بالحقائق للحد من انتشار الشائعات والأخبار الكاذبة حول الأزمة. والحقائق الواضحة تعمل على تنوير أفراد المجتمع مما يساعدهم على تكوين رأي عام سليم وذلك عن طريق الإقناع بالمعلومات والحقائق القائمة علي الدقة والوضوح.

التخطيط الإعلامي في الأزمات

نظرا لان الأزمات والكوارث لها طابع خاص يتسم بالسرعة في التغير والتحول. من هذا المنطلق أصبح التخطيط الإعلامي في المراحل المبكرة مهما جدا فالوقت عامل مهم جدا في لقاءة الأزمات لذلك يجب حتى يستثمر استثمارا جيدا، وهويمثل أحد العوامل المهمة في نجاح الجهود المبذولة للقاءة الأزمات والكوارث. وهذا يحتاج الاستفادة من عامل الزمن عند بذل الجهود الإعلامية قبل وخلال وبعد لقاءة أي أزمة وذلك بغرض توجيه الجماهير عن طريق وسائل الإعلام وحثها على التعاون وتقديم يد العون لفريق إدارة الأزمة والمشاركة في عمليات الإنقاذ والإسعاف والإخلاء.

والتخطيط الإعلامي في لقاءة الأزمات والكوارث هوالجهود والنشاطات التي تمكن من صياغة الخطط الإعلامية اللازمة فهميا وعلى أساس الخبرة المستمدة من التجارب السابقة للعمل علي توعية أفراد المجتمع بالطريقة السليمة والملائمة للتعامل مع الأزمات والكوارث وذلك بالحد من أثارها السلبية والعمل على احتوائها قبل استفحالها وتقليل نسبة الخسائر الناتجة عنها. وللتخطيط الإعلامي أهمية كبري فهوليس خيارا يمكن حتى نأخذ به أونهجره، وذلك لأنه أمر مطلوب وضروري لأي مجتمع لأنه يعمل على حل المشكلات كتلافي خطر الأزمات وهوأسلوب العصر الحديث فالمجتمع ينفذ أعماله وفق خطط وبرامج محددة آخذة في الحسبان المستقبل واحتمالاته ووضع الإمكانات الضرورية للقاءة هذه الاحتمالات بحيث لم يعد مجديا حتى تهجر الأمور لأسلوب التجربة والخطأ أوالارتجال.

يتمثل التخطيط في وضع مجموعة من الافتراضات حول أي وضع في المستقبل وبالتالي وضع خطة توضح الأهداف المطلوب الوصول إلى تحقيقها خلال فترة زمنية محددة والتخطيط عملية تتضمن وضع الإستراتجية المطلوبة وتعيين الأهداف وتحديد الخطط المرجوة للعمل على تحقيقها بالكيفية التي تسمح بتطبيق القرارات.

أهمية التخطيط الإعلامي في لقاءة الأزمات

يمكن للتخطيط الإعلامي المعد والمدروس جيدا حتى يعمل على تقسيم وتشتيت العناصر المسببة للازمة مما ينتج بعد ذلك ضعفا كبيرا في تجميعها ومن عدم الاستفادة من هذا التجمع فالإعلام له تأثير مباشر وفعال في نفس الوقت، ومما يزيد من أهمية التخطيط الإعلامي للقاءة الأزمات والكوارث هوتأثيره المباشر على سلوكيات الأفراد واتجاهاتهم بهدف إنتاج سلوك مرغوب فيه.

التخطيط الإعلامي غير الجيد في لقاءة الأزمات يعمل على زيادة استفحال الأزمات بدلا من القضاء عليها والتخطيط الإعلامي الفاشل يتمثل في الإدارة العشوائية التي تعمل علي تحطيم الإمكانات والقدرات ويرجع ذلك إلى عدم احترام الهيكل التنظيمي والقصور في التوجيه للأوامر والبيانات والمعلومات وعدم وجود التنسيق وإشاعة الصراع الداخلي بين الأفراد والكيان الإداري للمؤسسة الإعلامية وبالتالي إحداث علامة انفصام بين مصالح الإدارة الإعلامية وبين مصالح العاملين فيها.

إن التخطيط الإعلامي الجاد يعمل على تحقيق تفاعل بناء بين عناصر إدارة الأزمة مما يؤدي إلى المساعدة في تطبيق الخطة الموضوعة لمقاومة الأزمة خلال تفعيل عمليات التنسيق والمتابعة والتخطيط الإعلامي للقاءة الأزمات والكوارث يعني الخطط الإعلامية والتي يتم الإعداد المسبق لها لغرض القيام بها عند وقوع الأزمات من خلال تحديد الجهود الإعلامية التي من المفترض حتى يقام بها وتحديد زمانها ومكانها، والغرض من التخطيط الإعلامي للقاءة الأزمات هوتوفير الدعم والمساندة اللازمة إعلاميا لفريق إدارة الأزمة.

هناك قاعدة مضىية تقول: عندما يُقدّم الخبر بسرعة فإنه يوقف زحف الشائعات والأقاويل، ويهدئ الأعصاب في الأوساط الاجتماعية وفيما يتعلق ب

مراجع

نطقب:إدارة