نظم معلومات

مكونات النظام ومراحله.

نظام المعلومات نظام يتكون من أشخاص، وسجلات البيانات، وعمليات يدوية وغير يدوية، ويقوم هذا النظام بمعالجة البيانات والمعلومات في أي منظومة. أوهومجموعة من العناصر المتداخلة التي تعمل مع بعضها البعض لجمع ومعالجة وتخزين وتوزيع المعلومات المتوفرة عن موضوع ما بشكل منهجي لدعم اتخاذ القرار ولدعم التنظيم والتحكم والتحليل في المنظمة وبناء تصور حالي ومستقبلي واضح عن موضوع البحث.

وعادة ما يستخدم هذا المصطلح خطأ باعتباره مرادفا لنظم المعلومات المحوسبة، والتي هي ليست سوى تقنية معلوماتية وعبارة عن أحد عناصر نظام المعلومات. وتعتبر نظم المعلومات المحوسبة جزء من دراسة تقنية المعلومات. وبالرغم من هذا فإنه يجب التمييز بينهم وبين نظم المعلومات التي تضمهم. ونظم المعلومات هي البرامج التي تستخدم في أرشفة وإدارة وتنظيم البيانات والحصول على المخرجات من خلال اجراءات معينه يتم إنشاءها وفق اليه سير العمل في أي مؤسسة اما تكنولوجيا المعلومات : فهي تعبير عن الابتكارات والأدوات والتقنيات المبتكره في مجال تكنولوجيا المعلومات ونظم المعلومات تستخدم تقنيات التكنولوجيا حيث ان تكنولوجيا المعلومات هي السباقه دوما ومن ثم تأتي نظم المعلومات تستخدم التقنيات الجديدة التي تم ابتكارها في عالم تكنولوجيا المعلومات.

توجد الكثير من نظم المعلومات المتنوعة منها على سبيل المثال:

نظم إدارة قواعد البيانات.
نظم المعلومات الإدارية.
نظم دعم اتخاذ القرار.
نظم السؤال إجابة (نظم الحقائقية).
نظم المعلومات الجغرافية.
نظم استرجاع المعلومات أونظام المعلومات الببليوغرافي.
نظم البحث والمقاربة.

تاريخ نظم المعلومات

نشأ فهم نظم المعلومات كأحد أفرع فهم الحاسوب، كمحاولة لفهم ولفلسفة إدارة التقنية داخل المنظمات. ثم تبلور ليصبح مجال رئيسي في الإدارة، حيث تزايدت التأكيدات بأنه مجال هام للبحوث في الدراسات الإدارية، وهو يفهم في جميع الجامعات الكبرى والمدارس التجارية في العالم.

ولقد باتت المعلومات وتقنية المعلومات في يومنا هذا أحد الموارد الخمسة المتاحة للمدراء لتشكيل المؤسسة إلى جانب الموارد البشرية والموارد المالية والمواد الخام والآلات. وهنالك كثير من الشركات التي استحدثت منصب رئيس قسم المعلومات (CIO) والذي يوازي عدة مناصب أخرى مثل الرئيس التطبيقي (CEO) ورئيس قسم المالية (CFO) ورئيس قسم العمليات (COO) ورئيس قسم التقنية (CTO).

دراسة نظم المعلومات

وصّف Ciborra دراسة نظم المعلومات بأنها هي الدراسة التي تتعامل مع تطبيقات تقنية المعلومات في المنظمات والمؤسسات والمجتمع بصفة عامة.

وهنالك الكثير من الجامعات والكليات التي تمنح درجة البكالريوس والدرجات العليا في نظم المعلومات والمجالات المتصلة بها.

أساسيات تخطيط نظم المعلومات

لضمان نجاح تخطيط نظم المعلومات، يجب الاهتمام بمجموعة من المبادئ الإدارية الخاصة بتخطيط نظم المعلومات لضمان نجاح هذه الخطط في تحقيق مرادها، ومنها:

دعم إستراتيجية المؤسسة ببنية تقنية، ومعايير، وسياسات مناسبة

يجب مراعاة الاهتمام بخلق التوازن بين الاحتياجات العامة للنظم جميعها وبين ما تحتاجه نظم هذه الدائرة، من أجل تقليل الفجوات الفنية بين هذه النظم، لأنها تؤدي إلى عدم توافق النظم مع بعضها بعضًا، لذا فتقوم أحيانًا بالمهمات نفسها تقريبًا.

ولضمان هذا التوافق فإنه يجب حتىقد يكون هناك مرجعية فنية مركزية مسبقًا، تأخذ على عاتقها اتخاذ القرارات المتعلقة بالمعايير الفنية، للنظم كلها في المؤسسة، وأن تكون ملمّة بكل ما يخص النظم المعلوماتية المتوافرة.

تقييم التكنولوجيا في المؤسسة كعنصر أساسي في نظام المعلومات الكلي

عندما يتم تقييم معدات النظام وبرمجياته، فإنه يجب حتى يتم تقييمها أيضًا كأحد العناصر في النظام الكلي، فلوتم تحديث الأجهزة المستخدمة لنظام بزيادة سعة ذاكرتها، فإن ذلك قد لا يعود بالفائدة المرجوّة إذا بقي النظام، مستخدِمًا البرمجيات القديمة، نفسها التي لا يمكن الوصول إلى الذاكرة التي تمت زيادتها إلى الأجهزة.

الأخذ بعين الاعتبار تكاليف دورة حياة النظام وليس فقط تكاليف اقتناء المعدات والبرمجيات

لا تقتصر تكاليف نظم المعلومات على تكاليف اقتناء المعدات والبرمجيات، بل تضم أيضًا تكاليف هجريب الأجهزة وربطها بالشبكة، وتكاليف تدريب المستخدمين ودعمهم، وغيرها.

تصميم نظام معلومات قابل للإدامة

تصمم معظم نظم المعلومات كي تكون صالحة للاستخدام عدة سنوات، لذا يجب حتى تكون قابلة للإدامة حتى في حالة عدم وجود الأشخاص الذين قاموا ببنائها، وهذا يحتاج حتىقد يكون النظام محكم البناء، إضافة إلى ضرورة الاعتناء بتوثيقه الذي يضم جميع التعديلات التي أجريت عليه. فهمًا بأنه من الأفضل تقسيم الأنظمة إلى وحدات Modules؛ لتسهيل عمليات الصيانة والتطوير والمتابعة.

إدراك أهمية العنصر البشري الذي يعد أبرز عناصر نظم المعلومات

قد تفشل نظم المعلومات حتى لوتم إعدادها بصورة جيدة، إذا أُهمل العنصر البشري، أولم يقم بالدور المناط به بالكفاءة المطلوبة، فالنظام لا ينجح دون وجود أشخاص مؤهلين يدركون آليته وأهميته.

دعم الجانب الفني وإدارته

يشكل إهمال الجوانب الفنية للنظام، مثل عدم متابعة قواعد البيانات، وعدم حل المشكلات التي تطرأ عليها جراء الحمل الزائد Overload، أوجرّاء أخطاء المستخدمين، خطرًا على أداء النظام، حيث يجب حتى تخطط الإدارة للنظام وتدعمه فنيًا بوجود جهة فنية مختصة لضمان نجاح النظام، ويعد هذا العامل في النظام "العامل الفني" من عوامل النجاح الحرجة لنظام المعلومات.

تخطيط إستراتيجي لنظم المعلومات

وهووسيلة تحدد بها النظم التي تدعم إستراتيجية المؤسسة، ويزود بها النظام بإطار للتطبيق الفعال. انطلاقا من دراسة تشخيصية ووصفية للوضعية الحالية.

متطلباته

فهم طبيعة عمل المؤسسة وأهدافها وغاياتها المستقبلية.
الإلمام بالتكنولوجيا من حيث الإمكانات المتوافرة.
فهم أدوار الأشخاص في المؤسسة وأهدافهم، وطرق أدائهم لأعمالهم.
فهم البيئة المحيطة وأثرها في المؤسسة
فهم الاحتياجات المعلوماتية للمؤسسة: وهذا المتطلب من أبرز عوامل نجاح خطط النظم الحرجة، لذلك يجب حتىقد يكون هناك تصور واضح لكل من المدى الطويل والقصير لهذه الاحتياجات.

مراحل إعداد التخطيط الإستراتيجي لنظم المعلومات

دراسة بيئة العمل، لفهم احتياجاتهم من المعلومات والعمليات.
دراسة تكنولوجيا المعلومات الموجودة في المؤسسة، ومقارنتها بالتكنولوجيا المتوافرة، لتحديد ما يتناسب مع احتياجات المؤسسة، ووضع تصور لأنظمة معلومات جاهزة.
وضع خطة مجدولة للتطبيق ونقل البيانات.

ويبقى هناك أهمية لعمل مراجعة دورية، ما يعني تغييرًا في ظروف بيئة عمل المؤسسة.

الخطة الرئيسة لنظام المعلومات

تبدأ هذه الفترة بعد انتهاء فترة دراسة جدوى النظام المعلوماتي في المؤسسة أوالجزء المستهدف، وبعد التأكد من جدوى وأهمية بناء أوتطوير النظام للمؤسسة، وهي من أجل إعداد خطة إرشادية لنظام المعلومات تتضمن مراحل حياة النظام بالتفصيل.

الأهداف

تمثل المبررات الأساسية التي انشئ النظام من اجل تحقيقها حيث يسارع مخطّط النظام إلى وضع صورة متكامله للخطه الرئيسة، ويتم ذلك بعد تحديد الأهداف مباشرة. وتعد الأهداف مصدر التحكم بالنظام ويجب على الموظفين حتى يقوموا بالرجوع إلى الأهداف الموضوعة وذلك لفهم حتى ذلك يتماشى مع أهداف المؤسسة وللتأكد من عدم حدوث خطأ في العمل (إذا كان لا يتماشى مع اهداف المؤسسة)لأن حدوث خطأ وان كان بسيطا قد يؤدي إلى تفاقم في المشكلة بالتالي حدوث خلل بالنظام. كما تقوم الأهداف الموضوعة بمساعدة الموظفين بالمؤسسة وتخفيف الأعباء عنهم وذلك من خلال التزامهم بالخطط الموضوعة.

التنظيم

يجب حتى تتضمن الخطة إطارًا للتعديلات والتغييرات التي ستتم على الهيكل التنظيمي، نتيجة تطبيق نظام المعلومات المراد تأسيسيه والذي يخفف من الأعباء الإدارية على الموظفين في المؤسسة.واول من شارك في ادراج نضم المعلومات في الجامعات وعمل ابحاث قيمه في ذلك لا نتجاهلها وهود.اهيب الجراح

الموارد والإمكانات

يفترض تتضمُّن الخطة على الموارد والإمكانات المتاحة مثل: المعدات، الأفراد المؤهلين، البرمجيات، وميزانية التشغيل، لكي يتم تحديد المطلوب من هذه الموراد والإمكانات.

يعتقد أحيانًا فريق إدارة نظام المعلومات حتى الموارد "الحالية"،تمثل قيودًا على تطبيق النظام، إلا حتى هذا التفكير خاطئ لأن الموارد القديمة ستخفف من كلفة النظام الجديد، وبالتالي يفترض أن يتم رفض النظام من الناحية الاقتصادية، فيبقى حتى استخدام الموارد السابقة في نظام المعلومات الجديد سيخفف من أعباء وتكاليف النظام.

مقاييس الرقابة

يتم تحديد المقاييس التي سيتم من خلالها مقارنة الأداء العملي مع الخطة الموضوعة مسبقًا من قِبَل فريق إدراة نظم المعلومات، وبعض هذه الأدوات:

الموازنة: تتضمن هذه الأداة تجميعًا لبنود التكاليف والمصروفات الخاصة بالأنشظة المتنوعة، مثل تحليل نظم المعلومات وتصميمها، وإعداد البرامج لها.
الجدول الرئيس لزمن الأنشطة: يهدف هذا المقياس إلى تحديد زمن للأحداث والأنشطة المهمة في مشروع نظام المعلومات، مما يساعد على فهم إذا ما تم القيام بكل ما يجب القيام به في ذلك الوقت المحدد.

تطبيقات نظم المعلومات

نظم المعلومات تهتم بتطوير واستخدام وإدارة البنية الأساسية لتقنية المعلومات في المنظمة.

في عصر المعلومات الذي تلى العصر الصناعي تحولت الشركات من الاعتماد على المنتجات إلى الاعتماد على الفهم، بمعنى ان العاملين في السوق اليوم يتنافسون على العملية والابتكار عوضا عن المنتج; فقد تحول الهجريز عن كيفية المنتج وكميته إلى الهجريز على عملية الإنتاج نفسها والخدمات المصاحبة لها.

ويعتبر الأفراد بالإضافة إلى الخبرة والدراية والابتكارات (براءات الاختراع، وحقوق الطبع والخفايا التجارية) من أكبر ممتلكات أي شركة اليوم، ولكيقد يكون مشغل السوق قادر على المنافسة يجب حتى يمتلك بنية أساسية قوية للمعلومات تكمن في قلب البنية التحتية لتقنية المعلومات. وعلى ما سبق، فإن دراسة نظم المعلومات هجرز على التقنية لما وكيف يمكن ان توظف بطريقة مثلى لخدمة تدفق المعلومات داخل المنظمة. أضافة إلى كيفية بناء النظم

مجالات العمل

لنظم المعلومات مجالات عمل مختلفة وهي:

التخطيط الإستراتيجي لنظم المعلومات.
نظم المعلومات الإدارية.
تطوير نظم المعلومات عامة:

وجميع تخصص ينقسم إلى عدة تخصصات تتداخل مع غيرها من المجالات والعلوم مثل العلوم الإدارية وعلوم الحاسوب والبرمجة والهندسة والعلوم البحتة والعلوم السلوكية والاجتماعية وإدارة الأعمال.

التوازن الاستراتيجي بين نظم الأعمال وتكنولوجيا المعلومات

ترتبط عمليتي التخطيط للمؤسسة وتخطيط نظم المعلومات في علاقتين، وهما:العلاقة الأساسية: السهم الأسود ( التغيير )، وعلاقة السهم الأحمر ( القيود ).

علاقة السهم الأسود

تعد هذه العلاقة، العلاقة الأساسية التي تربط بين التخطيط للمؤسسة ككل، والتخطيط لنظم المعلومات التي سيتم إضافتها أوتطويرها في المؤسسة. وتمثل هذه العلاقة، علاقة بين احتياجات وفرص واستراتيجيات المؤسسة (كوحدة اقتصادية كاملة)، واحتياجات وفرص واستراتيجيات نظم المعلومات التقنية في المؤسسة، وتنظيم العمل في المؤسسة والذي يتمثل في الهيكل التنظيمي الخاص بها، وأخيرًا البنية التحتية لتقنية المعلومات المتوافرة في المؤسسة.

وتعبر عن حتى جميع من احتياجات واستراتيجيات المؤسسة ونظم المعلومات بالإضافة إلى تنظيم العمل في المؤسسة، جميع ذلك يؤثر في البنية التحتية للتقنية المتوافرة في المؤسسة، وتطور وتحديث هذه التقنية، ويتطلب من المؤسسة حتى تقوم بتطوير البنية التحتية للمؤسسة، حتى تتناسب مع أهداف وطموحات المؤسسة التي تم تغييرها.

علاقة السهم الأحمر

وتمثل هذه العلاقة المقاومة والقيود على علاقة السهم الأسود، حيث تعبر هذه العلاقة عن تقليل الإدارة للطموحات والأهداف التي تم تحديدها في خطة المؤسسة وخطة النظم، وتوقف التغيير في الهيكل التنظيمي، بما يضمن التناسب مع البنية التحيتة لتقنية المعلومات في المؤسسة.

سبب القيود على التغيير

تنتج علاقة السهم الأحمر (القيود على التغيير) بسبب القصور في البنية التحتية، من حيث حاجتها للوقت والجهد والتكلفة من أجل التغيير، لذا ومن أجل جعل الخطة منطقية، وممكنة الإنجاز، يتم صياغة الخطط الإستراتيجية للمؤسسة والنظم، بشكل يضمن سيرها بتوازن مع القصور الحاصل في تغيير البنية التحتية بسهولة.

تطوير نظم المعلومات

يتحكم قسم نظم المعلومات جزئيا بتقنية المعلومات; والتي يتم تطويرها واستخدامها وتطبيقاتها وتأثيراتها على الاعمال التجارية أوالشركات.

وقد قسّم Langefors نظم المعلومات المحوسبة كالتالي:

تطبيق تقني للتسجيل وللتخزين ونشر التعبيرات اللغوية.
وكذلك لإستخلاص النتائج من هذه التعبيرات.

مراجع

^ "معلومات عن نظم معلومات على مسقط zthiztegia.elhuyar.eus". zthiztegia.elhuyar.eus. مؤرشف من الأصل في 31 أغسطس 2019.
^ "معلومات عن نظم معلومات على مسقط meshb.nlm.nih.gov". meshb.nlm.nih.gov. مؤرشف من الأصل في 24 يوليو2019.
^ "معلومات عن نظم معلومات على مسقط universalis.fr". universalis.fr. مؤرشف من الأصل في 25 يوليو2019.