الإدارة هي عملية تحقيق الأهداف المرسومة بالاستخدام الأمثل للموارد المتاحة، وفق منهج مُحدّد، وضمن بيئة معينة والإدارة فرع من العلوم الاجتماعية، وهي أيضًا عملية التخطيط والتنظيم والتنسيق والتوجيه والرقابة على الموارد المادية والبشرية للوصول إلى أفضل النتائج بأقصر الطرق وأقل التكاليف المادية. وتعتبر الإدارة من أبرز الأنشطة الإنسانية في أي مجتمع، على أساس اختلاف مراحله، تطوره، وذلك لما للإدارة من تأثير علي حياة المجتمعات لارتباطها بالشؤون الاقتصادية، والاجتماعية، والسياسية. ولأن الإدارة هي التي تقوم بجمع الموارد الاقتصادية وتوظيفها لكي نشبع بها حاجات الفرد والجماعة في المجتمع. فبالإدارة يصنع التقدم الاجتماعي، وعليها تعتمد الدول في تحقيق التقدم والرخاء لمواطنيها، والإدارة الناجحة هي الأساس في نجاح المنظمة وتفوقها على منافسيها.

أنواع الإدارة

• الإدارة العامة: تتميز بكونها تعمل في ظروف احتكارية، تؤدي خدمات عامة ليس هدفها الربح إنما الخدمة واجب، تلتزم قاعدة مساواة المواطنين أمام الخدمة دون تمييز، كما حتى هذه الإدارة تعتبر ذات مسؤولية عامة وضخمة وفيها عدد كبير من الموظفين.
• إدارة الأعمال: تتميز بروح المنافسة الحادة كما حتى هدفها الأسمى هوتحقيق أقصى كسب ممكن عن طريق إدارة المشروعات الخاصة وهي عادة أصغر من الإدارات العامة، وفيها عدد أقل من الموظفين.

تعريفات الإدارة

الإدارة تعتبر من العلوم المهمة لإنجاز الأعمال ويوجد نظريات مختلفة بالإدارة وسنقوم باستعراض بعض التعاريف التي وضعها كبار فهماء الإدارة:

• فردريك تايلور Frederick Taylor: الإدارة هي القيام بتحديد ما مطلوب عمله من العاملين بشكل سليم ثم التأكد من أنهم يؤدون ما مطلوب منهم من أعمال بأفضل وأرخص الطرق.

• رالف دافيز Ralph Davis: الإدارة هي عمل القيادة التطبيقية.

• جون مي Jone f.me: الإدارة هي فن الحصول على أقصى نتائج بأقل جهد حتى يمكن تحقيق آقصى سعادة لكل من صاحب العمل والعاملين مع تقديم أفضل خدمة للمجتمع.

• هنري فايول Henri Fayol: تعني الإدرة بالنسبة للمدير حتى يتنبأ بالمستقبل ويخطط بناء عليه، وينظم ويصدر التعليمات وينسق ويراقب.

• شيلدون Sheldon: الإدارة وظيفة في الصناعة يتم بموجبها القيام برسم السياسات والتنسيق بين أنشطة الإنتاج والتوزيع والمالية وتصميم الهيكل التنظيمي للمشروع والقيام بأعمال الرقابة النهائية على كافة أعمال التطبيق.

• وبليام وايت William White: إذا الإدارة فن ينحصر في توجيه وتنسيق ورقابة عدد من الأشخاص لإنجاز عملية محددة أوتحقيق هدف معلوم.

• ليفنجستون Livingstone: الإدارة هي الوظيفة التي عن طريقها يتم الوصول إلى الهدف بأفضل الطرق وأقلها تكلفة وفي الوقت المناسب وذلك باستخدام الإمكانيات المتاحة للمشروع.

في ضوء التعاريف السابقة يمكننا وضع تعريف أكثر تكاملا للإدارة وذلك على النحوالتالي:

الإدارة هي عملية التوجية والتخطيط والتنظيم والتنسيق ودعم العاملين وتشجيعهم، والرقابة علي الموارد المادية والبشرية بهدف الوصول إلى أقصي النتائج بأفضل الطرق وأقل التكاليف.

وتشتمل الإدارة على خمسة وظائف رئيسية وكما يلي: التخطيط - التنظيم - التوظيف - التوجية - الرقابة.

مستويات إدارية

الهدف الأساسي من تطبيق هذه الوظائف استخدام الإمكانيات البشرية والمادية في المنشأة أحسن استخدام وخلق الجوالصالح المناسب لتشغيل كافة الموارد المتوفرة إلى أقصى طاقاتها الممكنة لتحقيق الأهداف المنشودة بأقل التكاليف، مراعية في ذلك الناحية الإنسانية في معاملة العنصر البشري إذ أنه هوالذي يقوم بالإنتاج، ولا يصلح الإنتاج من دون صلاحية العامل والموظف، والمشاركة الجماعية بينهم.

تقسم في الغالب أية مؤسسة إلى ثلاثة مستويات إدارية لكل منها طبيعتها. ويقصد بذلك كيفية توزيع الإداريين فيها، وعادة ما يظهر التقسيم الإداري للمستويات في المؤسسة في نهاية فترة التنظيم وهي:

• الإدارة العليا ويمثلها في الغالب المدير العام أورئيس مجلس الإدارة.
• الإدارة الوسطى ويمثلها مديروا الأقسام.
• الإدارة التطبيقية وأحيانا تسمى الإدارة التشغيلية ويمثلها المشرفون فهي التي تشرف مباشرة على تطبيق الأعمال وتنزيل السياسات على أرض الواقع. وتحت رعاية هؤلاء يعمل الموظفون والعاملون.

تتطلب طرق الإدارة السليمة تواصل بين تلك المستويات، فالإدارات العليا تهتم بالتخطيط والتوجيه، وتتطلب الإدارات التحتية التواصل مع العاملين لحمل كفاءاتهم وتدريبهم المتواصل وتحفيزهم على العمل بمهارة، وتشجيعهم على حتى يبدوا آرائهم من أجل تحسين الإنتاج أوتحسين عملية الإنتاج. ينطبق ذلك على أي إدارة سواء كانت إدارة حكومية أوإدارة مؤسسة اقتصادية أوشركة. يستفيد المدير من آراء العاملين سواء من خلال الحوار في ندوات دورية أواقتراحات مكتوبة من العاملين. وبعد دراستها يمكن حتى تصاغ في خطوات عملية يلتزم بها الجميع.

عندما يشعر الموظف والعامل بقيمته وأهميته في المؤسسة التي يعمل بها، واقترابه من رئيسه واعتزازه بالعمل معه فهويخلص في عمله، ويقدم أحسن مايمكنه من الإنتاج سواء في خدمة الناس أوالزبائن أوتصنيع المنتج الذي يقوم بإنتاجه. تلك القيمة الشخصية تحفز العامل والموظف للقيام بأعماله على أحسن مستوى، غير عابئا بترقية أوعلاوة مادية، شعوره الشخصي بالانتماء إلى هذا المدير وإلى هذه المؤسسة هي أكبر الدوبف على رضاه النفسي واستقراره في العمل وكذلك توازنه العائلي.

مجالات الإدارة

مستويات الإدارة: 1) الإدارة العليا. 2) الإدارة الوسطى "التطبيقية". 3) الإدارة الدنيا "المباشرة".

ترتبط الإدارة بجميع الأنشطة الحياتية والمجتمعية، وفي الواقع يمكن تصنيف الإدارة على أساس الهدف من النشاط (اجتماعي خدمي ـ مادي إنتاجي) فتصبح الإدارة بذلك نوعين:

1- إدارة الأنشطة ذات الهدف الخدمي الاجتماعي (إدارة القطاع الحكومي أوالإدارة العامة)،

2- إدارة الأنشطة ذات الهدف المادي الإنتاجي (إدارة القطاع الخاص وإدارة الأعمال الإنتاجية).

أما ما يذكر أدناه فما هي إلا مجموعة من الأساليب والطرق الإدارية التي يستخدمها المدير عند الحاجة بل أنه في الواقع العملي قد نجد الكثير من المدراء يجهلون هذه الأساليب والطرق ولم يسبق حتى استعانوا بها في حياتهم العملية، خصوصا إذا كانت معلومات أوتحليلات جديدة.

الإدارة الوظيفية

الإدارة الوظيفية هي النوع الأكثر شيوعًا من الإدارة التنظيمية. ويتم تصنيف المؤسسة حسب مجالات المجال داخل المجالات الوظيفية المتنوعة (على سبيل المثال، المالية والترويج والهندسة). والبعض يشير إلى المجال الوظيفي باسم "صومعة (بالإنجليزية: silo)". وإلى جانب رؤساء منتجات و/أوالوحدات الجغرافية للشركة فإن الإدارة العليا عادة ما تتألف من الكثير من المديرين الوظيفيين مثل المدير المالي ومدير العمليات ومدير الإستراتيجية. والاتصال يحدث بشكل عام داخل القسم الواحد. وإذا كانت هناك حاجة لمعلومات أوعمل ضمن مشروع ما من قسم آخر، فيتم إرسال طلب إلى رئيس القسم الذي يقوم بتوصيل الطلب إلى رئيس القسم الآخر. وخلاف ذلك، يبقى الاتصال داخل إطار القسم. ويستكمل أعضاء الفريق عمل المشروع بالإضافة إلى عمل القسم العادي.

والميزة الرئيسة لهذا النوع من التنظيم هوحتى الموظف لديه مدير واحد فقط، وبالتاليقد يكون التسلسل القيادي مبسطًا.

صندوق الشكاوى

شكوى الزبون الذي يفتقر جودة المنتج الذي اشتراه أويفتقر مساعدة المنتج على إصلاح إنتاج رديء، فيقوم بتقديم شكواه كتابيا إلى الإدارة العليا للمؤسسة أوالشركة. يقوم به قسم خاص في الشركة يسمى إدارة علاقات الزبائن يهتم برضاء عملاء الشركة بغرض النموللشركة وتحقيق الربح ومنافسة منافسيها.

أوشكوى مواطن لم يقم موظف مصلحة حكومية بتخليص عمله، سواء إهمال في استخراج استمارة أومغالاة في تقدير ضرائب أوتقصير في استخراج جواز سفر في موعده. فيقوم بالكتابة إلى صندوق الشكاوى في المصلحة. وصندوق الشكاوى هوصندوق قانوني، من حق الجمهور الاستعانة به لمن عثر ظلما من مصلحة ما. ويتقدم الشاكي بمكتوب يذكر فيه ملابسات إهمال طلبه وعدم قضاء حاجته أوتعطيلها، منتظرا لأن ترد الإدارة على شكواه ومعالجة حالته. في نفس الوقت يتعهد مدير المصلحة عن الخلل في العمل ويعمل على تلافيه.

ومؤخراً تطور أسلوب صندوق الشكاوى ليصبح تحت فرع من فروع الإدارة وهو(إدارة الشكاوى Complaints Management) بحيث يخضع لعمليات إحصائية وجمع معلومات منظم ضمن خطة فهمية ممنهجة لإدارة الشكاوى وربطها بالعمليات التشغيلية الأخرى وخاصة حلقات إدارة الجودة الكاملة.

أخلاقيات الإدارة

أخلاقيات الإدارة هي معاملة الشركة للموظفين والمساهمين والملاك والجمهور معاملة أخلاقية، ولا تتعارض رغبة الشركة في تحقيق أرباح مع اتباعها للأخلاق الحميدة، كما ينبغي حتى يُعامل الموظفون معاملة حسنة، سواء يعملون في مقرها أوفي فروعها بالخارج. وتتجلى الأخلاق الحميدة للشركة في احترامها لبيئة المجتمع، وإحدى صور احترامها للمساهمين والملاك تتجلى في صدق ونزاهة سجلاتها.

الأخلاق والسلوك القويم هما الركن الركين للإدارة السليمة. فمن الناحية الإدارية، يعد التصرف بأخلاقية عالية جزءًا لا يتجزأ من النجاح المهني طويل المدى. فالانفتاح على المعلومات وزيادة فرص العمل عن الماضي جعل عالم الأعمال الحديث في حاجة حقيقية إلى الأخلاق.

أسباب السلوكيات الأخلاقية

من وجهة نظر العميل الداخلي، يعمل السلوك الأخلاقي على تحسين جوالعمل ويساعد على تحفيز الموظفين يضع أمامهم نموذجًا ويبعث على الشعور بالفخر بالانتماء للشركة ويحسن صورتها في أعين الموظفين. أما من وجهة نظر العملاء الخارجيين، فالسلوك الأخلاقي يحسن الصورة العامة للشركة، ويضيف إلى مجمل تنمية السلوك الأخلاقي في المجتمع.

المستويات الأربعة للأخلاق المؤسسية

• التجاهل الاجتماعي: لا تولي الشركة أي اهتمام بعواقب المراحل التي تتخذها.
• الالتزام الاجتماعي: لا ترغب الشركة في توسيع نشاطها إلا بالقدر الذي يحقق الوفاء بمسؤولياتها القانونية فقط.
• الاستجابة الاجتماعية: تعدل الشركة من سياساتها وفقا للظروف والمطالب والضغوط الاجتماعية.
• المسؤولية الاجتماعية: تقرر الشركة الهجريز على الأهداف طويلة المدى بما يخدم المجتمع بصورة عامة.

الأخلاقية في خلق القرار

عند اتخاذ قرار إداري ينبغي مراعاة معايير خلق القرار الأخلاقي التالية:

• المشروعية - هل سيؤثر القرار بطريقة أوبأخرى على الوضع القانوني؟
• الإنصاف - كيف من الممكن أن سيؤثر القرار على المشاركين في تطبيقه؟
• الفعالية - هل سيحقق القرار الهدف المرجومنه؟

لا ينبغي اتخاذ أي قرار إذا عثر أنه غير قانوني وغير عادل وغير فعال، والحالة الوحيدة التي يُسمح فيها لصناع القرار حتى يتخذوا خطوات تالية هي حتى تكون الإجابة على هذه الأسئلة الثلاثة هي نعم، ويغلق باب المناقشة إذا كانت الإجابة على أي من هذه الأسئلة الثلاثة هي لا، وهذا هوما أقره نموذج اتخاذ قرار التطبيق/صرف النظر (أياندي بروسبر، 2011 (Ayande A.B Prosper)).

تخصصات الإدارة