حددت هيئة الأوراق المالية والسلع الإماراتية 20 إجراء وحكماً عاماً للشركات المدرجة في أسواق المال المحلية يجب الالتزام بها مع قرب موعد انعقاد الجمعيات العمومية، بما يعزز الالتزام بالإفصاح والشفافية وفق الأنظمة والقرارات المعمول بها.
وتضمنت الإجراءات عدم نشر الدعوة لاجتماع الجمعية العمومية في الصحف إلا بعد موافقة الهيئة على النشر وموافاتها بنسخة من مسودة إعلان الدعوة، مع التأكيد على أن تتضمن المسودة جدول أعمال الاجتماع، وتحديد الأرباح المقترح توزيعها على المساهمين ونسبتها ومقدارها وتواريخ التوزيع، وفي حال عدم وجود مقترح توزيع يتعين ذكر ذلك في الدعوة.
ويتعين الالتزام بإرسال الإخطار بالدعوة لانعقاد الجمعية العمومية للشركة إلى السوق المدرجة به أسهم الشركة، وذلك قبل الإعلان للمساهمين عبر الصحف، نقلاً عن صحيفة "البيان" الإماراتية، اليوم الخميس.
وكذلك توجيه الدعوة إلى المساهمين بإعلان في صحيفتين يوميتين محليتين تصدر إحداهما على الأقل باللغة العربية.
ويجب أن يشتمل إعلان الدعوة على جدول الأعمال، كما تُرسل نسخ من أوراق الدعوة إلى كل من الهيئة والسلطة المختصة في تاريخ إعلان الدعوة.
ويجوز عقد اجتماعات الجمعية العمومية واشتراك المساهم في مداولاتها والتصويت على قراراتها، بواسطة وسائل التقنية الحديثة للحضور عن بعد وفق عدة ضوابط.
ويتولى رئاسة الجمعية رئيس مجلس إدارة الشركة وحال غيابه يرأسها نائبه وحال غيابهما يرأسها أي عضو من أعضاء مجلس الإدارة يختاره المجلس. وفي حال عدم اختيار مجلس الإدارة للعضو يرأسها أي شخص تختاره الجمعية.
ولكل مساهم حق حضور الجمعية العمومية ويكون له من الأصوات ما يعادل عدد أسهمه، ويجوز لمن له حق حضور الجمعية العمومية أن ينيب عنه من يختاره من غير العاملين بها بمقتضى توكيل خاص ثابت بالكتابة ينص صراحة على حق الوكيل في حضور الجمعية والتصويت على قراراتها.
ويتعين أن يكون توقيع المساهم الوارد في الوكالة هو التوقيع المعتمد من/ لدى إحدى الجهات التالية: الكاتب العدل، غرف تجارة أو دائرة اقتصادية بالدولة، بنك أو شركة مرخصة بالدولة، أي جهة أخرى مرخص لها القيام بأعمال التوثيق.
وكذلك يتعين أن يتضمن نموذج التوكيل أرقام التواصل بالمساهم واسم وأرقام التواصل الخاصة بممثل عن شركة الوساطة أو الجهة التي اعتمدت التوكيل.
وللشخص الاعتباري أن يفوض أحد ممثليه أو القائمين على إدارته بموجب قرار صادر من مجلس إدارته أو من يقوم مقامه ليمثله في الجمعية.
وإذا انسحب أي من المساهمين أو ممثليهم من اجتماع الجمعية العمومية بعد اكتمال نصاب انعقادها فإن ذلك الانسحاب لا يؤثر على صحة انعقاد الجمعية.
وأكدت الهيئة على عدم جواز مداولة الجمعية العمومية في غير المسائل المدرجة بجدول الأعمال باستثناء الوقائع الخطيرة التي تكتشف أثناء الاجتماع.
وأشارت إلى حظر إدراج بند جديد إلى جدول أعمال الجمعية إلا في حالتين وهي إذا تطلب اتخاذ القرار بشأن البنك الجديد إصدار قرار خاص من الجمعية العمومية، وإذا كان البند الجديد يتعلق بعزل كل أو بعض أعضاء مجلس إدارة الشركة.
ويكون لكل مساهم يحضر الجمعية العمومية حق مناقشة الموضوعات المدرجة في جدول الأعمال وتوجيه الأسئلة إلى أعضاء مجلس الإدارة.
وأكدت على تحرير محضر لاجتماع الجمعية يتضمن أسماء المساهمين الحاضرين وممثليهم وعدد الأسهم التي في حيازتهم بالإضافة أو الوكالة.
وللهيئة والسلطة المختصة إرسال مراقب عن كل منهما أو أكثر لحضور اجتماعات الجمعية العمومية.
وإذا لم تتمكن الجمعية من اتخاذ قرار بتعين مدقق حسابتها في اجتماعها السنوي فللهيئة حق تعيين مدقق حسابات الشركة لمدة سنة مالية.
وكذلك إذا رغبت الشركة في تعديل عقد التأسيس والنظام الأساسي فيجب إصدار قرار خاص من الجمعية العمومية بعد الحصول على موافقة الهيئة.
ويتعين على الشركة نشر التعديلات المقترحة مع مبررات التعديل على النظام الأساسي على الموقع الإلكتروني وموقع السوق قبل الجمعية.
وفي حال تضمن جدول الأعمال بنداً بحاجة إلى قرار خاص بشأن بهيكلة الرأسمال أو الاندماج والاستحواذ أو استمرارية الشركة من عدمه، يتعين توفير التقرير والمستندات المتعلقة بهذا البند مرفقة بالدعوة وجدول الأعمال.
