تحتاج كل شركة أو مؤسسة إلى تطبيق أنظمة وبرامج لتسيير الأعمال الإدارية، والتخطيط والتحكم، لضمان استمرارية العمل بشكل صحيح، والحصول على النتائج المطلوبة ويتم استخدام برامج تعرف بنظام ERP (نظام إدارة موارد الشركات) وهو نظام يساعد على تخطيط موارد المؤسسات ويتكون من مجموعة من التطبيقات المتكاملة والمترابطة، التي يُمكن أن تستخدمها المؤسسة لجمع وتخزين وإدارة وتفسير البيانات الخاصة بأنشطة الشركة ومراقبة الحركات المالية وإدارة المخازن والمشتريات وغيرها وتستخدم قواعد البيانات كمُستودع للمعلومات. وتختلف آلية التطبيق والبرامج المستخدمة من شركة إلى أخرى، ومما يزيد في هذا الاختلاف تنوع التطبيقات والبرامج في عالم التقنية، وتعدد المنافسين، وأضف إلى ذلك تنوع الخدمات السحابية بمزاياها المختلفة، وتوافر العديد من الخيارات لأصحاب الشركات والمؤسسات وهذا قد يعقد الأمور أحيانا.

ومن البديهي أن يتوقع الكثير من أصحاب الشركات أن تساعدهم هذه الأنظمة في تقليل التكلفة والوقت اللازم في تنفيذ الأعمال وتسيير دورات العمل بشكل جيد، وأنها ستسهل تغيير آلية العمل للشركة وتوسعها بسرعة لدخول أسواق جديدة، لكن يتفاجأ البعض بعد تشغيل النظام الجديد بعدم تحقق الكثير، أو أجزاء مما كانوا يطمحون إليه بعد إنفاق ميزانيات ضخمة وجهد كبير. وبالتحليل والتدقيق نجد أن عوامل الفشل كثيرة وتختلف نسبة تأثيرها حسب الظروف، وسأتطرّق من وجهة نظري لبعض العوامل الأكثر شيوعًا:

• تقليل المدة الزمنية: الكثير من الشركات تستهين بهذا الأمر، وتعتقد أنها إذا أجبرت فريق عمل المشروع على ضغط المدة وتقليلها، فإن ذلك أمر جيد لتقليل المصاريف. ولكن ما لا تعرفه الشركات أن اختصار الوقت قد يؤدي إلى فشل شبه كامل للمشروع - إلى حد إعادة التطبيق من جديد في بعض الأحيان، لأنه يؤثر على تدريب الموظفين وكفاءتهم التشغيلية في المراحل الأولى، وذلك يؤدي إلى ظهور تقارير غير دقيقة ومخيبة للآمال تحدث ربكة وهلعا داخل الشركة.

• اختيار النظام غير المناسب: هذه النقطة حساسة جدًا وتتطلب عملية الاختيار الكثير من المقارنات الدقيقة، ومعرفة ما يمكن تقديمه من كل نظام، وعدم التسرع في الاختيار بناءً على التكلفة الأقل فقط أو حتى الأعلى اعتقادا بأن المرتفع الثمن سيكون الأفضل مع الأخذ بعين الاعتبار توقيت شراء التراخيص، التي ترهق عاتق الشركات سنويا، خصوصا إذا كان البرنامج المقترح أكثر من احتياج الشركة الفعلي، ويفضل البحث عن شركات مشابهة في مجال العمل والاستفادة من تجاربهم.

• التهاون في إعداد البيانات الأساس: تمثل عصبًا أساسًا في أي نظام، ولكن يستهين البعض بأهميتها ولا يدركون خطورة ذلك، فالخطأ في عملية بناء قائمة مكونات المنتج وطريقة تصنيعه ومراحله في النظام ينعكس على حساب التكلفة والربحية، وبدوره على التقارير المالية، وكذلك بيانات الموظفين، والمواد الخام والمخزون وغيرها.

• التقليل من أهمية التدريب: يتطلب إعداد الموظفين الجهد والوقت، ووجود مدربين متخصصين وآلية تدريب مناسبة لكل بيئة عمل، وكذلك على الموظفين أنفسهم بذل جهد أكبر للتطبيق العملي. وبشكل عام فإن جزءًا من الموظفين سيرددون جملة «لم نتلق التدريب الكافي!» لأن التدريب مهما طال لن يشمل كل السيناريوهات، التي تظهر في الحياة العملية. فلذلك يجب أن يكون البرنامج التدريبي شاملا للجزء النظري والعملي وأن يتنوع في أساليبه، وأن ينتهي باختبارات معقولة لحث الموظفين على بذل قصارى جهدهم ولا يخلو الامر من مكافأة المجتهدين منهم.

• عدم التعاون بين الإدارات: يرفض بعض المديرين التعاون مع فريق المشروع بشكل أو بآخر، كأن يمنع موظفيه من حضور بعض الاجتماعات أو الحصص التدريبية، أو عدم المتابعة مع موظفيه أثناء إعداد البيانات الأساس أو إعطائهم إجازات وقت التشغيل أو التركيز على الأخطاء فقط لعرقلة العمل ومن ثم تطفو الشكاوى على السطح لزعزعة ثقة الموظفين بالنظام الجديد.

• الفهم الخاطئ لمرحلة التشغيل: يتصور الكثير أنه في يوم التشغيل سيكون كل شيء على ما يرام، وسوف يعمل كل شيء بضغطة زر! وهذا أمر أقرب للخيال، فنسبة الجاهزية تختلف من مشروع لآخر وعليه فهناك مدة من أسبوعين إلى شهرين كي تسير الأمور بشكل طبيعي إلى حد ما وتهدأ نفوس الموظفين ويبقى التطوير مستمرا. ثم تبدأ مرحلة التمكين والتحسين، التي ربما تصل إلى 6 أشهر أو أكثر حسب المعطيات للمشروع.

• كثرة التخصيص والتعديل: يحاول البعض تعديل النظام وتخصيصه بما يتناسب مع أهوائهم، وبما كانوا يستخدمون سابقًا، بالرغم من وجود حلول بديلة ومختصرة في النظام الجديد ومأخوذة من أساليب وممارسات عالمية، وهذا يؤثر على أداء النظام وظهور أعطال أثناء عملية الترقية، وقد يجبر بعض الشركات على تمديد عقود الدعم الفني مع الشركة المبرمجة.

• نوع الشركة (ناشئة حديثاً أو قديمًا): تطبيق النظام داخل الشركات الناشئة قد يكون أسهل من تطبيقه في شركة تعقدت أعمالها، وتعمل منذ سنوات طويلة، ولها قاعدة بيانات ضخمة، وتعود موظفوها على الأنظمة الموجودة لفترة طويلة، فهنا تحتاج إلى إدارة تغيير قوية بالإضافة إلى إدارة مشروع متمكنة.

حساب توتير: @DrFaisal2020