وسيجري تصوير الأسئلة من قِبل معدها، وفي حال تعذر ذلك لأي سبب يُكلِّف مدير المدرسة من يراه مناسبًا لعمل ذلك، على أن يحرَّر محضر بذلك موضحًا فيه الأسباب.

وتوضع الأسئلة من قبل معدها في ظروف رسمية، مع توضيح البيانات التالية على كل ظرف من ظروف الأسئلة: اسم المدرسة - اسم المادة - الزمن - الصف - المستوى الدراسي - القسم - الفصل الدراسي - الدور، مع توضيح إن كان الاختبار أساسيًا أو بديلًا - تاريخ الاختبار - عدد أوراق الأسئلة - عدد ظروف المادة الواحدة إذا كانت تشتمل على أكثر من ظرف، مع مراعاة أن تكون نماذج الإجابة في أظرف رسمية خاصة مستقلة.

غلق وختم ظروف الأسئلة ونماذج الإجابة

أوضحت وزارة التعليم، من خلال دليل أنظمة وإجراءات الاختبارات، أن ظروف الأسئلة ونماذج الإجابة تغلق جيدًا، وتُختم بختم المدرسة من جميع الجهات، ويوقع مدير المدرسة أو وكيل الشؤون التعليمية ومعد الأسئلة على تسليم الأسئلة وتسلمها في السجل المخصص، وتحفظ في مكان آمن تحت مسؤولية مدير المدرسة، وترتب ظروف الأسئلة في مكان حفظها وفقًا لترتيبها في جدول الاختبارات.

ويجب على مدير المدرسة اتخاذ الاحتياطات اللازمة للمحافظة على سلامة الأسئلة وسريتها، ويُشعر مكتب التعليم عاجلًا في حال حدوث أي أمر طارئ يتعلق بسرية الأسئلة أو تصويرها، ليجري معالجة الوضع، وتصوير أسئلة اختبار الدور الثاني والأسئلة البديلة عند الحاجة لاستخدامها فقط، وتسلم أصول الأسئلة ونماذج الإجابة في ظرف مستقل يوقع عليه ويُختم.

إلغاء الأسئلة حال تسربها

أشار دليل أنظمة وإجراءات الاختبارات إلى أنه عند ثبوت ما يفيد بتسرب أسئلة أي مادة قبل الاختبار، تتخذ لجنة الاختبارات في المدرسة الإجراءات المتمثلة في تدوين محضر بذلك، وإشعار مكتب التعليم بالتنسيق مع إدارة قسم الاختبارات فيما يتعلق بالتسرب بصورة فورية، لاتخاذ الإجراءات اللازمة، وإلغاء أسئلة هذه المادة بعد التحري الدقيق والتأكد من الأمر.

كما يجري تكليف معلم أو معلمين غير من أعدها إذا كانت التهمة موجهة إليه، وذلك بوضع أسئلة بديلة أخرى بالتنسيق مع المشرف التربوي المختص إن أمكن ذلك، واستخدام الأسئلة المعدة للغائبين (البديل) أو التعاون مع مدرسة أخرى بالتنسيق مع مكتب التعليم إذا اكتشف الأمر في وقت لا يسمح بإعداد أسئلة.

وإذا اكتُشف تسرب الأسئلة خلال أو بعد أداء الطلاب اختبار المادة، يُدرس الوضع مفصلًا عن طريق لجنة الاختبارات بالمدرسة، ويُعد محضر بذلك بمشاركة المشرف المتابع وإدارة قسم الاختبارات في إدارة التعليم، ويُتخذ القرار المناسب مع مراعاة تحقيق العدل والمصلحة التربوية والتعليمية لجميع الطلاب، وإبلاغ أولياء أمورهم للاطمئنان على الوضع في حينه.

مع التأكيد على طلب الاستشارة العاجلة عن طريق الهاتف مع إدارة قسم الاختبارات ومكتب التعليم عند حدوث أي مشكلة تتعلق بالاختبارات، وعلى إدارات التعليم ممثلة بإدارات أقسام الاختبارات والقبول تخصيص رقم هاتف معين يحتفظ به مدير المدرسة للاتصال المباشر للضرورة.