خدمات المعلومات المباشرة

المقدمة

تعهد المخطات ومراكز المعلومات بأنها مؤسسات فهمية وثقافية تهدف إلى جمع وتنظيم واسترجاع وبث مصادر المعلومات بكل أشكالها ثم تسهيل اوتيسير وصول الباحثين والمستفيدين إلى هذه المصادر بأسرع وقت واقل جهد واكبر دقة ممكنة .

أن من هذا التسهيل اوالتيسير ينبع مفهوم ( خدمات المعلومات ) التي يعهدها (هارود) بأنها كافة التسهيلات التي تقدمها المخطات ومراكز المعلومات من اجل استخدام واستثمار مقتنياتها بشكل امثل , وطبقا لما تقدم يمكننا القول بأن خدمات المعلومات تعنى بالأنشطة والعمليات والوظائف والإجراءات والتسهيلات التي تقوم بها المخطات ومراكز المعلومات ممثلة في العاملين لديها من اجل خلق الظروف المناسبة لوصول الباحث اوالمستفيد إلى مصادر المعلومات التي يحتاجها بأسرع الطرق أيسرها من اجل إشباع حاجاته ورغباته من المعلومات

إن خدمات المعلومات التي تقدمها المخطات ومراكز المعلومات تحقق الكثير من الوظائف لعل ابرز هذه الوظائف ما يأتي (1) :

- توفير مصادر المعلومات المناسبة للمستفيدين .

- أدراك الاحتياجات المتغيرة للمستفيدين تبعا لتغير ظروف الحاجة إلى المعلومات وضمان تلبية هذه الاحتياجات .

- سرعة الإحاطة بمصادر المعلومات المناسبة .

- مراعاة الدقة فيما يقدم من معلومات .

- مساعدة المستفيد على تخطي الحواجز اللغوية وتقديم معلومات ملائمة لاحتياجات المستفيد وإمكاناته .

- تلافي النقص في المعلومات الناجم عن تشتت الإنتاج الفكري في منافذ النشر المتنوعة .

ولابد من التأكيد بان الارتباط بين المعلومات وخدمات المعلومات قد رافق تقنيات المعلومات وواكب تطور هذه الخدمات جميع التغيرات التي طرأت على تقنيات المعلومات مثل الأساليب المتبعة في تسجيل المعلومات وتجميع أوعية المعلومات وتنظيمها وبث المعلومات المتعلقة بها إلى غير ذلك ارتبط تقديم هذه الخدمات باستخدام الأساليب غير التقليدية في تنظيم مصادر المعلومات وفي تحليل هذه المصادر وتخزين البيانات المتعلقة بها ومن ثم استرجاعها تبعا للحاجة المتوفرة للمعلومات والمقدمة من قبل الباحث اوالمستفيد . ويرى معظم المتخصصين في فهم المخطات والمعلومات حتى خدمات المعلومات التي تقدمها المؤسسات المعلوماتية بكافة أنواعها تنقسم بشكل عام إلى :

أ‌. الخدمات الفنية اوالخدمات غير المباشرة :

ويقصد بها الخدمات المتعلقة بالإجراءات والعمليات الفنية التي يقوم بها العاملون دون حتى يراهم المستفيد مباشرة ولكنه يستفيد من النتائج النهائية لهذه الخدمات وتضم خدمات المعلومات الفنية المتعلقة بإجراءات تنمية المقتنيات وعملية الفهرسة والتصنيف والتكشيف والاستخلاص .

ب‌. الخدمات العامة اوالخدمات المباشرة :

وهي ما تسمى بخدمات المستفيدين التي تضم كافة الأعمال التي تقدمها المخطات ومراكز المعلومات للمستفيدين مباشرة اوالتي تتعامل فيها المخطات ومراكز المعلومات مع المستفيد بشكل مباشر وتضم هذه الخدمات : الإعارة , الخدمة المرجعية والإرشادية , خدمة الإحاطة الجارية والبث الانتقائي للمعلومات , الترجمة وتحليل المعلومات وخدمة البحث عن الإنتاج الفكري وغيرها من الخدمات التي يفترض أن نتناولها في هذا البحث وكما يلي :

أولا : الخدمات المرجعية :

تضم الخدمات المرجعية أنماط الخدمة التي تقدمها المخطات ومراكز التوثيق والمعلومات للمستفيدين سواء كانت هذه الخدمة مباشرة , إذ توكل هذه المهمة إلى قسم يطلق عليه ( قسم المراجع اوقسم المعلومات ) . وفي المخطات ومراكز المعلومات الكبيرةقد يكون هذا القسم واسعا يعمل فيه عدد من الموظفين يترأسهم كبير اختصاصي المعلومات , بينما في المخطات اومراكز المعلومات المتوسطة الحجم تعهد مسؤولية هذا القسم إلى إنسان واحد , وفي المخطات ومراكز المعلومات الصغيرة يقوم الشخص المسؤول عنها بهذه المهمة إضافة إلى مسؤولياته الأخرى (2) . ولا تقتصر الخدمة المرجعية على الإجابة عن الأسئلة المرجعية التي يتقدم بها المستفيدون وانما تتعداها لتضم الوظائف والمهام والمراحل اللازمة لحلها والتي تتطلبها عملية الإجابة على الاستفسارات وأسئلة المستفيدين وتتضمن هذه المستوى غالبا اختيار المجموعة المرجعية واعدادها وتنظيمها بشكل يسهل عملية الإفادة منها واعداد الكشافات والأدلة والببلوغرافيات وتدريب العاملين وتأهيلهم لتقديم الخدمة المرجعية ووضع العلامات الدالة واعداد النشرات التي تسهل مهمة المستفيدين من أوعية المعلومات وتعليمهم استخدام الفهارس ومساعدتهم في اختيار أوعية المعلومات المناسبة لاحتياجاتهم .

وتقسم الخدمة المرجعية إلى مباشرة وغير مباشرة (3) :

1- الخدمة المرجعية المباشرة .

ويتضمن هذا النوع من الخدمة :

أ‌. خدمات المراجع والمعلومات ومن خلالها تقدم المساعدة الشخصية للمستفيدين في متابعتهم للمعلومات . وان طبيعة هذه الخدمة تختلف باختلاف جهود المستفيدين الذين صممت لخدمتهم وباختلاف المخطات ومراكز المعلومات , آما المدى الذي يضمه هذا النوع فيمتد من الإجابة عن سؤال سهل ليضم تزويد المستفيد بالمعلومات التي يطلبها عن طريق البحث الببليوغرافي الذي يتم من قبل اختصاصي المعلومات والمراجع .

ب‌. تعليم المستفيدين استخدام المخطة اومركز المعلومات ومصادر المعلومات المتوفرة فيها . ويضم هذا النمط من الخدمة على عدة أنشطة قبل مساعدة المستفيدين ومساعدتهم لاستخدام الفهرس البطاقي إلى تخصيص جولات اومحاضرات داخل المخطة لغرض تعليمهم كيفية استخدام المخطة والوصول إلى كتاب اومنطقة معينة اوآية مادة أخرى من خلال استعمالهم للكشافات والوسائل المرجعية الأخرى .

2- الخدمة المرجعية غير المباشرة : يضم هذا النوع من الخدمة المرجعية الكثير من الأنشطة التي يقوم بها اختصاصيوا المعلومات من اجل تيسير مهمة وصول المستفيد إلى أوعية المعلومات والاستفادة منها . ويمكن حتى تتوسع المخطات في تقديم خدمة المعلومات هذه عن طريق التعاون مع المخطات ومراكز معلومات أخرى . ولهذا النوع دور أساسي في تبادل الإعارة والتعاون المتكامل لتقديم خدمات معلومات كافية إلى المستفيدين .

ومن ابرز الأنشطة والعمليات التي يقوم بها اختصاصيوا المعلومات والتي تقع ضمن هذا الخط من الخدمة المرجعية هي ما يأتي : أ. اختيار مصادر المعلومات ، وتتضمن هذه الخدمة مشاركة اختصاصي المعلومات في اختيار أوعية المعلومات التي تعزز الخدمة المرجعية كالخط والدوريات والمخطوطات والصحف وآية مواد أخرى يمكن حتى تضمها المخطة . ويدخل في هذه الفعالية عمليات الاستبعاد والتنقية للمجموعة المخطية .

ب. ترتيب وادارة المواد المرجعية ، ويقصد بهذه العملية ترتيب وادارة المجموعة المخطية والتوظيف الفعال لإمكانات العاملين في أقسام المراجع والمعلومات .

ج. تبادل الإعارة مع المخطات الأخرى ، إذ حتى زيادة الهجريز على شبكات المعلومات والتطورات الحاصلة في العصر الحديث جعلت عملية تبادل المعلومات ممكنة وسهلت للمستفيد الاستفادة من جميع مصادر المعلومات داخل البلد اوخارجه ، ونتيجة لاتساع خدمات تبادل الإعارة خصصت بعض المخطات قسما خاصا لتقديم مثل هذه الخدمة .

د. تقييم خدمات قسم المراجع والمعلومات ، وتتضمن هذه العملية دراسة ومراجعة الخدمات التي يقدمها قسم المراجع للجمهور بشكل عام ومستوى الأداء والأمور التي تحسن العمل في القسم . وهذا التحليل يحتاج تقييما ليس فقط للمجموعة المرجعية فحسب بل يضم المراجع ومصادر المعلومات في المخطة وتنظيمها .

و. مهام أخرى متنوعة ، إذ حتى هناك واجبات تقع على عاتق العاملين في قسم المراجع وتضم مساعدة المستفيدين في عملية الاستنساخ وترتيب البطاقات في الفهارس البطاقية وفحص المواد المخطية والأشراف على قاعات المطالعة واعداد التقارير والإحصائيات عن أنشطة القسم والمخطة .

ثانيا : خدمة الإحاطة الجارية :

تعني [ الإحاطة الجارية ] فهم التطورات الحديثة عن أي فرع من فروع الفهم خاصة ما يهم منها مستفيدين لهم اهتماماتهم بهذه التطورات .

آما خدمة الإحاطة الجارية فهي نظام لاستعراض المواد الثقافية المتوفرة حديثا واختيار المواد وثيقة الصلة باحتياجات فرد اومجموعة وتسجيل هذه المواد لغرض أشعار هؤلاء المستفيدين الذين ترتبط هذه المواد باحتياجاتهم .

وتضم متطلبات الإحاطة الجارية على العناصر آلاتية (4) : أ.مراجعة الوثائق اوتصفحها اوسجلات الوثائق في بعض الأحيان .

ب.اختيار المواد اوالمحتويات وذلك بمقارنتها باحتياجات الأفراد الذين تمسهم هذه الخدمة .

ج.أعلام هؤلاء الأشخاص بالمواد اومعلومات عن المواد والوثائق التي لها صلة باختصاصاتهم .

وهناك وسائل وطرق عديدة لتمكين المستفيدين من الاستفادة من خدمات الإحاطة الجارية وهي : -توزيع قوائم المقتنيات الحديثة التي تعهد ببعض المخطات بقوائم الإحاطة الجارية .

- البث الانتقائي للمعلومات .

- تمرير الوثائق والدوريات على المستفيدين .

- عرض المطبوعات الحديثة نفسها اوأغلفتها .

- بث البيانات والمعلومات عبر قنوات الاتصال التلفزيونية والهاتفية .

- الاتصالات الهاتفية بالمستفيدين .

- النشرة الإعلامية ونشرة الإحاطة الجارية .

- استنساخ قوائم محتويات الدوريات .

- التعريف بالبحوث الجارية .

ثالثا : خدمة البث الانتقائي للمعلومات :

وهي خدمة تقدم داخل المؤسسة الواحدة والتي تعنى بتوجيه ما يرد حديثا من المعلومات آيا كان مصدرها إلى تلك النقاط داخل المؤسسة والتيقد يكون فيها احتمالية الاستفادة منها في الأعمال والمشاريع والاهتمامات الجارية بنسبة عالية .

ويمكننا أيجاز مفهوم هذه الخدمة بأنها الكيفية التي يتم بها تعريف المستفيد بالمطبوعات ( الوثائق ) الحديثة والتي لها اتصال بموضوعات بحثه اوعمله وتضاهي هذه المعلومات الاهتمامات الفهمية للمستفيد وميوله بناء على معلومات جمعت من المستفيد من قبل بواسطة استبيان اولقاءة شخصية حدد فيها المستفيد احتياجاته الفهمية موضوعات بحثه ( بحوثه ) الجارية واهتماماته الفهمية اوالأوعية المتعلقة بموضوع بحثه اوعمله . وتضاهى هذه المطبوعات باهتمامات المستفيد لاستخلاص ماله أهمية واستبعاد ما ليس له أهمية (5) .

وقد تكون حلقة الاتصال بين المطبوعات واهتمامات المستفيد واصفات اورؤوس موضوعات استخدمت لهذا الغرض اورموز أخرى مثل أرقام التصنيف .

ومن الجدير بالذكر حتى هذه الخدمة كانت تقدم باستخدام الأساليب اليدوية , بينما في الوقت الحاضر يتم استخدام الحاسب الإلكتروني في تقديمها مما زاد في فاعليتها وانتشارها . وهناك عدة مميزات لهذه الخدمة في مقدمتها توفير وقت المستفيدين واسترجاع جميع ما له علاقة باهتماماتهم وضمان عمل مسح تام للإنتاج الفكري في موضوعات تهم المستفيد , والتعهد على أعلام ومشاهير المتخصصين في موضوعات معينة , وتكوين حلقات خاصة للمستفيدين والتعهد على دوريات ومصادر لم تكن معروفة سابقا والمساعدة في تدريس موضوع اوموضوعات معينة وفي تحسين خطة تنمية المجاميع في المخطة .

رابعا : خدمة البحث عن الإنتاج الفكري :

أصبحت معضلة الإنتاج الفكري في غاية التعقيد بالنسبة لجميع مجالات المجال المعهدي بحيث اصبح جميع متخصص في المجالات المتنوعة للفهم بحاجة إلى طرق جديدة لبحث الإنتاج الفكري وتقييمه في ذلك المجال وتفرض هذه الحالة على المخطة اومركز المعلومات حتى يساعد المستفيدين جميع حسب مجال اختصاصه واهتمامه في متابعة ما يستجد وذلك عن طريق تلبية احتياجاتهم من مصادر المعلومات وتعريفهم بأحدث التطورات الحاصلة في مجال تخصصهم .

وهناك خطوات ينبغي اتخاذها عند أجراء عملية البحث عن الإنتاج الفكري وهي (6) :

أ. بروز سؤال اومعضلة ما تم التحقق منها ولابد من التعبير عنها اوتسجيلها لتوصيلها لنظام البحث .

ب. تحليل السؤال لاختيار المداخل التحليلية ( المفاتيح ) التي تنفع في تخطيط استراتيجية البحث .

ج. تحويل المداخل التحليلية المختارة إلى إحدى اللغات والى خطة استراتيجية تتفق وتلك المداخل التي استخدمها النظام لتحليل وثائق المجموعة واختزانها .

د. صياغة المداخل التحليلية واستراتيجية البحث المختارة على أساس اللغة والبرنامج اللذين يتفقان مع المداخل المستخدمة في الوسيلة المتبعة في البحث .

و. لابد من تشغيل جهاز البحث .

وان هذه المراحل التي يتبعها اختصاصيوا المعلومات في تلبية احتياجات المستفيدين لا تختلف من حيث أساسها سواء عند استخدام الأسلوب اليدوي اواستخدام الحاسب الإلكتروني .

خامسا : خدمة الإجابة عن الاستفسارات :

تعتمد هذه الخدمة على الخبرة التي يتميز بها اختصاصي المعلومات الذي يتولى الإجابة عن الأسئلة بحيث يتبع أسلوبا خاصا يرشده إلى الطرق السليمة التي تساعده في التوصل إلى المعلومات والإجابات المطلوبة .

وتكون حاجة السائل دائما إحدى احتمالات عديدة , فقد يسمي السائل وثيقة اومجموعة وثائق يمكن معهدتها عند الرجوع إلى فهرس المخطة اوالببليوغرافيا ذات العلاقة , وقد يبحث السائل عن حقيقة اوبيان محدد ويحل هذا الاستفسار عن طريق المصدر الذي يتضمن الإجابة , وقد يعهد السائل السؤال الذي يهمه وهذا هواكثر الاستفسارات حدوثا بل وربما أهمها وغالبا ماقد يكون الجواب عن مثل هذا الاستفسار على شكل ببليوغرافيا اومسح لأدبيات الموضوع (7) . وهذا يفرض فهم حاجة السائل على وجه التحديد فهما بان السائل يطرح سؤاله عادة بعبارات تعكس ما يعهده وليس ما لا يعهده . وكذلك قد تتسلم المخطات استفسارات عن طريق البريد اوبواسطة وسائل الاتصالات الأخرى . وتعتمد درجة الشمول في الإجابة عن هذه الأسئلة والاستفسارات على الفترة الممنوحة وعلى مستوى السائل نفسه وإمكانيات المخطة من حيث مستوى العاملين فيها ومدى توافر المصادر فيها (8) .

وتتمكن المخطة من استخدام قواعد المعلومات الخارجية التي تستخدم الحاسب حتى ولولم تكن المخطة مالكة للحاسب ويتم ذلك بتوجيه الاستفسارات إلى تلك القواعد والتي بدورها تجيب عنها على شكل مخرجات من الحاسب .

سادسا : خدمة الإعارة :

تعتبر خدمات الإعارة واحدة من أبرز الخدمات العامة التي تقدمها المخطات ومراكز المعلومات وأحد المؤشرات الهامة على فعالية المخطة وعلاقتها بمجتمع المستفيدين وهي كذلك معيار جيد لقياس مدى فاعلية المخطات ومراكز المعلومات في تقديم خدماتها وتحقيق أهدافها .

وتعهد الإعارة بأنها عملية تسجيل مصادر المعلومات من اجل استخدامها سواء داخليا ( الإعارة الداخلية المضبوطة ) اوإخراجها لاستخدامها خارج المخطة اومركز المعلومات ( الإعارة الخارجية ) لمدة معينة من الزمن وعادة يشرف على العملية موظف الإعارة الذي يقوم بتسجيل المادة قبل إخراجها للتأكد من إرجاعها من قبل المستعير نفسه . ويمكن أجمال خدمات الإعارة بآلاتي (9) :

1. المطالعة اوالقراءة الداخلية سواء كانت مضبوطة ( من خلال تسجيل المادة المعارة ) اوغير مضبوطة ( دون تسجيل للمادة المعارة والمستعير ) .

2. الإعارة الخارجية وفيها يستطيع المستفيد إخراج المادة التي يحتاجها إلى خارج المخطة لقراءتها في أي مكان آخر غير المخطة .

3. تجديد الإعارة للمواد المستعارة والتي انتهت مدة أعارتها ولازال المستعير بحاجة لها ويمكن حتى تتم هذه الخدمة من خلال الهاتف .

4. حجز الخط عند استرجاعها لبعض المستفيدين الذين هم بحاجة ماسة لها ويمكن حتى تقوم المخطة بحجز بعض المواد اللازمة لعدد كبير من المستفيدين في جناح خاص داخل المخطة بحيث يتم الاطلاع عليها داخليا .

5. الإعارة المتبادلة بين المخطات وتتم للمصادر المطلوبة والتي لا تمتلكها المخطة ولكنها متوفرة في مخطات أخرى قريبة , ويجب حتىقد يكون بين المخطتين اتفاقية مسبقة لتبادل الإعارة لكي تقدم المخطة هذه الخدمة لجمهورها .

6. متابعة المواد المتأخرة وتذكير المستعيرين بذلك عن طريق الاتصال بهم سواء بشكل مباشر اومن خلال إشعارات خاصة اوعن طريق الهاتف .

ولكي تقدم خدمات الإعارة بشكل جيد وفعال بحاجة العملية إلى وجود سياسة للإعارة واضحة ومكتوبة وتجيب على التساؤلات المتنوعة التي قد يطرحها المستفيدون من نوع :

- من يحق له الإعارة ؟

- ما هي الشروط الواجب على المستعير الالتزام بها ؟

- ما هي مدة الإعارة للمواد المتنوعة ؟

- ما هي المواد التي يمكن استعارتها ،يا ترى؟ والمواد غير المسموح بإعارتها ،يا ترى؟

- ما نوع وطبيعة العقوبة بحق المخالفين لأنظمة وقواعد الإعارة ؟

وتحتاج خدمات الإعارة أيضا إلى وجود نظام يسمح للمستفيدين بالوصول إلى الأرفف والتجول بينها للبحث والاطلاع والاختيار ( نظام الأرفف المفتوحة ) . وكذلك إلى نظام للإعارة الخارجية يتصف بالبساطة والمرونة والدقة .

ويعتبر نظام الإعارة الخارجية الجيد هوالنظام المتمكن من ضبط المعلومات التالية المتعلقة ب:

1- المستعير : ( اسمه الكامل , رقم هويته المخطية , عنوانه ) .

2- المادة المستعارة ( اسم المؤلف , عنوانها , رقم التصنيف , رقم التسلسل وآية معلومات ببليوغرافية أخرى ضرورية )

3- مدة الإعارة ( وتتضمن تاريخ الإعارة , تاريخ إرجاع المادة ) .

وتوجد حاليا أنظمة عديدة للإعارة تتراوح ما بين التقليدية جدا كنظام السجل والمتقدمة جدا كالإعارة الآلية . وبين نظام السجل والنظام الآلي عشرات الأنظمة التي لها مميزاتها الخاصة ووضعت لتناسب أنواعا معينة من المخطات مثل نظام الجيوب اونظام براون الذي يناسب المخطات العامة والجامعية .

ومن الاتجاهات الحديثة في مجال خدمات الإعارة بدأت الكثير من المخطات في الدول المتقدمة في استخدام نظم الإعارة المبنية على استخدام الحاسوب التي تكفل القدرة على تلبية المهام التالية بسرعة ودقة (10) :

1- الاحتفاظ بملف للمستفيد والذي يمكن تحديثه والبحث فيه من اجل فهم وضع أحد المستفيدين بسهولة ويسر .

2- الاحتفاظ بملف خاص بالمواد المخطية المقتناة والذي يمكن تحديثه والبحث فيه بالطرق التالية :

أ‌. القدرة على البحث فيه لتقرير وضع مادة ما ومكانها وذلك عن طريق اسم المؤلف والعنوان والرقم المعياري الدولي ( ISBN ) ورأس الموضوع .

ب‌. القدرة على إضافة المسجلات وحذفها بسهولة ويسر خاصة فيما يتعلق بالإضافات الجديدة والمواد المفقودة .

ج‌. القدرة على تحديد فترات الإعارة المسموح بها لآية مادة مخطية .

3- الاحتفاظ بملف بالسجلات الخاصة بالمواد المعارة مع سجل للمستخدم الذي استعار جميع مادة من مواد المخطة ويجب حتى يمتلك هذا الملف القدرات التالية :

أ.امكانية البحث فيه لتحديد وضع مادة ما .

ب.امكانيه تحديثه بسهولة وذلك من خلال تحديد المواد المعارة والراجعة والمواد التي تم تجديد أعارتها … الخ .

ج.التعهد على المواد المسترجعة في حالة طلبها من مستخدم آخر .

د.القدرة على خلق ملفات فرعية مثل ملفات معلومات الإدارة والسجلات الإحصائية اوقائمة بالمواد المعارة لشخص ما .

و.التعهد على المواد المتأخرة الواجب استرجاعها .

ز.القدرة على طباعة ملاحظات المواد المتأخرة والحفاظ على ملف خاص بها.

4- أعداد الإحصائيات العامة عن عدد المواد المخطية وعدد النسخ من جميع مادة وعدد المواد المعارة وعدد المستعيرين ( يوميا وأسبوعيا وشهريا … ) وعدد المستعيرين لكل مادة مخطية … الخ والإحصائيات الخاصة بتقسيم مجموعات المخطة ونظام الإعارة مثل استعمال المخطة حسب الموضوعات والاستعمال حسب نوع المواد من خط ودوريات وقصص … الخ .

ولعل احدث التطورات في مجال استخدام الحاسوب في عمليات الإعارة ما خططت له المرافق الببليوغرافية المتنوعة وخاصة شبكة ( OCLC ) منذ سنوات وبدأت بتطبيقه حيث أمكن إدخال خدمات الإعارة المتبادلة للمخطات المشاركة في الشبكة من خلال محطات طرفية ( نهائيات ) وذلك بتوفير معلومات كافية عن المخطات التي تمتلك المادة المطلوبة للإعارة . ومن أمثلة الإعارة المحوسبة الجاهزة (11) :

أ‌. نظام Circulation plus الذي توزعه شركة High Smith الأمريكية ويلائم المخطات الصغيرة نسبيا والذي لا يزيد حجم مقتنياتها عن 25 ألف مجلد وحجم الاستعارات عنثمانية ألف مجلد ويمكن لهذا النظام إصدار اكثر من ثلاثين نوعا من التقارير الخاصة بعمليات الإعارة وخدماتها . ب‌. Online Circulation الذي يمكن تشغيله على الحاسوب الصغير ويناسب المخطات التي لا تزيد عدد مقتنياتها عن 65 ألف مجلد وعدد المستعيرين عن عشرة آلاف إنسان .

وهناك نظم إعارة آلية أخرى تعتمد على تقنية ( القلم الضوئي ) في عملية إدخال وحذف البيانات الخاصة بالاستعارة مثل نظام بليسي ونظام تلبن .

سابعا : خدمة البحث بالاتصال المباشر :

وتعهد بأنها تعبير عن نظام لاسترجاع المعلومات بشكل فوري ومباشر عن طريق الحاسوب والمحطات الطرفية ( Terminals ) التي تزود الباحثين بالمعلومات المخزنة في نظم وبنوك وقواعد المعلومات المقروءة آليا وقد ظهرت هذه الخدمة مع بداية الستينات وكان عدد قواعد البيانات مئة قاعدة , آما ألان فان عدد قواعد البيانات المصممة لأغراض تجارية قد تجاوز الخمسة آلاف قاعدة تغطي كافة الموضوعات والعلوم ، حيث تشير إصدارة يوليو1992 من Directory of Online Databases الذي يغطي المصادر المتاحة على الخط المباشر الى اكثر من 5300 قاعدة بيانات يقوم بإنتاجها 2158 منتجا ويمكن البحث فيها من خلال 731 موردا (12) .

أن خدمة البحث والاتصال المباشر تتطلب توفر أربعة عناصر رئيسية هي :

1- قواعد اومراصد للمعلومات مخزنة بالحاسوب وتقرأ آليا .

2- موزع اومورد للخدمة يضمن الوصول للقواعد من قبل المشهجرين .

3- مخطات ومراكز معلومات ومؤسسات بحثية تشهجر في هذه القواعد وتبحث فيها كجزء من خدماتها .

4- باحث يستطيع التعامل مع الخدمة وعارفا بإجراءاتها والمستفيد النهائي من الخدمة .

وقد لخصت " تيد " فوائد خدمة البحث بالاتصال المباشر بآلاتي (13) :

1- وصول مباشر إلى مجال واسع من مصادر المعلومات .

2- درس اكثر فعالية بسبب الإمكانات الواسعة والمتعددة للوصول إلى المعلومات المخزنة آليا .

3- عمل كتابي اقل ضجرا والقدرة على الحصول على نسخة مطبوعة من النتائج .

4- حداثة اكثر في المعلومات .

5- درس أسرع ويصل إلى 5 % من الوقت الذي يحتاجه البحث اليدوي .

6- إمكانية البحث في قواعد للمعلومات غير متوفر بشكل مطبوع .

آما خطوات تقديم الخدمة فتتلخص في :

- لقاءة المستفيد قبل أجراء البحث لفهم طبيعة حاجاته للمعلومات بدقة من خلال تحديد مفاهيم ومصطلحات البحث .

- اختيار قاعدة اوقواعد المعلومات المناسبة .

- الاتصال بنظام المعلومات المناسب وأجراء البحث المباشر .

- تقييم النتائج وتقديمها للمستفيد النهائي والاحتفاظ بنسخة منها .

ويمكن حتى تقدم الخدمة بطريقة غير مباشرة ، وتقدم حاليا من خلال البحث في قواعد البيانات المخزنة على اسطوانات الليزر ( CD-ROM ) .

ثامنا : خدمة تدريب المستفيدين :

أن من ابرز الخدمات التي بدأت تحظى بأهتمام كبير لدى المخطات ومراكز المعلومات بشكل عام والضخمة منها بشكل خاص خدمة تدريب المستفيدين على كيفية استخدام المصادر والخدمات المتنوعة التي تقدمها هذه المخطات والمراكز لهم . لقد وجدت المخطات ومراكز المعلومات من اجل الاستخدام للأغراض البحثية والتعليمية المتنوعة ولهذا فان تدريب المستفيدين على كيفية الاستخدام يعتبر قضية مهمة للطرفين ( المستفيد والمخطة ) .

وتعتبر برامج تدريب المستفيدين في غاية الأهمية للمخطات الجامعية والعامة بسبب ضخامتها وضخامة جمهورها مقارنة مع غيرها من المخطات .

أن تنظيم برامج تدريب المستفيدين تهدف إلى تأصيل الأبعاد التالية (14) :

1- تهيئة المستفيد للتعهد على كافة الإمكانات المتاحة له للحصول على المعلومات .

2- تعريفه بالأساليب والوسائل للحصول على المعلومات .

3- تعريفه بالأسلوب الأمثل للتعبير عن استفساره وتحديد مجال اهتمامه حيث يمكن حتى يؤدي سوء صياغة الاستفسار إلى عدم استرجاع المعلومات المناسبة رغم تواجد وتوافر هذه المعلومات في المركز .

4- خلق روح إيجابية لدى المستفيدين تجاه تلقي المعلومات بشكل عام وتجاه خدمات المركز بشكل خاص .

وأيا كانت الطريقة المتبعة في تعليم المستفيدين ووسائل الإفادة من خدمات المعلومات المتاحة في المخطات ومراكز المعلومات فمن الضروري حتى يتناول برنامج التدريب الأمور التالية عن المخطات ومراكز المعلومات :

- مكان الخدمات وأقسام المخطة اوالمركز .

- قواعد ولوائح المخطة .

- استخدام الفهارس .

- وسائل الإفادة من أوعية المعلومات .

- شرح للخدمات المخطية التي تقدمها المخطة .

- أين يتم البحث عن المعلومات ،يا ترى؟ وكيف يتم البحث ،يا ترى؟

- ما هي أنواع المعلومات ؟

- كيف من الممكن أن يتم الاستفادة المثلى من المعلومات المتاحة ؟

- شرح تفصيلي لمكونات النظام في المخطة ومراحل تقييم خدمات المعلومات .

- كيف من الممكن أن يتفاعل ويتكامل نظام المعلومات بالمركز اوالمخطة مع نظام المعلومات ومراصد البيانات العالمية والإقليمية والمحلية .

- كيف من الممكن أن تعرض المشكلة اوكيف من الممكن أن يصاغ الاستفسار ليطرح على مركز المعلومات .

- التعريف بالأساليب والطرق المستخدمة في الحصول على البيانات , وكذلك قواعد محاورة الملفات الآلية المختزنة في الحواسيب .

وعند محاولة التخطيط لبرنامج تدريب حديث يجب على المهتمين بالموضوع الإجابة على تساؤلات أساسية تتعلق بالقراء والمخطة والموظفين , وهذه التساؤلات هي :

1- لمن سيقدم البرنامج ،يا ترى؟ وذلك بدراسة خصائص القراء الذين سيقدم لهم البرنامج وعددهم .

2- ما محتوى البرنامج اوماذا سيقدم للقراء ،يا ترى؟ ويتم ذلك بتحديد محتوى ومستويات الجوانب المتنوعة التي سيغطيها البرنامج .

3- من سيقدم البرنامج ويشرف عليه ،يا ترى؟ هل هي مسؤولية موظفي المخطة فقط آم حتى هناك إمكانية التعاون بينهم وبين جهات أخرى ،يا ترى؟

4- ما المكان المناسب الذي ستقدم به المحاضرات والمهارات المتنوعة من خلال التدريب ؟

5- ما الوقت المناسب لتقديم البرنامج ،يا ترى؟ ويجب اختيار التوقيت المناسب مع مراعاة كافة الظروف ذات العلاقة .

6- ما هي طرق التدريب التي ستستخدم في البرنامج ،يا ترى؟ وهنا يجب حتى يتم اختيار طرق التدريس المناسبة لطبيعة القراء ولاهداف البرنامج وهذه الطرق لا تختلف عادة عن طرق التدريس العامة في التربية .

بعد الانتهاء من كافة مراحل البرنامج لابد من محاولة تقييمية وذلك حتى يتم تجنب آية أخطاء اومشاكل من الممكن تظهر في المستقبل وحتى تتعهد على ردود عمل القراء وآرائهم حول الجوانب المتنوعة للبرنامج وخاصة المحتوى وطرق التدريس , ولهذه الآراء عادة قيمتها عند التخطيط لبرنامج حديث ويمكن تقييم البرنامج باستخدام أساليب مختلفة كالملاحظة وأجراء اللقاءات مع بعض الذين اشهجروا في البرنامج اوعن طريق توزيع استبيان خاص وتحليل نتائجه .

تاسعا : خدمة الترجمة :

تعد الترجمة وسيلة من وسائل بث المعلومات من لغة يجهلها المستفيد إلى لغة أخرى يعهدها مسهلة بذلك له آمر الوصول إلى تلك المعلومات , والترجمة ظاهرة حضارية لها جذورها العميقة في تاريخ البشرية وقد حرص العرب في أزهى عصورهم على الاستفادة من التراث الفهمي للأمم الأخرى .

ومما لا جدال فيه حتى هذه الخدمة تشكل أساسا متينا لحركة البحث الفهمي . وقد كان للاكتشافات الفهمية التي تحققت في غضون الحرب العالمية الثانية وللتقدم الفهمي والتكنولوجي آثارها على تنظيم خدمات الترجمة وان زيادة عدد اللغات التي ينشر فيها الإنتاج الفكري كان السبب الرئيسي وراء ظهور خدمة الترجمة وتطورها .

وتأخذ الجهود التي تبذل في سبيل حل مسألة الترجمة وتوفير خدماتها عدة قنوات منها اشتراط بعض المؤسسات على المتقدمين فيها فهم لغات خارجية كشرط من شروط توظيفهم اوحتى تقوم بتأسيس دوائر للترجمة وتوفير المتطلبات اللازمة لها لتغطية جميع الموضوعات واللغات اوالتشجيع على الكتابة البحثية باللغات الشائعة اوحتى تعد المؤسسة حصرا بالمترجمين لتستفيد منهم عند الحاجة .

ومما يجدر ذكره حتى هناك جهودا لترجمة بعض الدوريات بصورة كلية اوجزئية , ومن ذلك ما تقوم به المخطة البريطانية حيث تترجم ( 11 ) دورية روسية بكاملها , وكذلك تترجم ( 100 ) دورية روسية أخرى في الولايات المتحدة الأمريكية , كما تقوم جمعية المعادن في جميع الولايات المتحدة الأمريكية وإنكلترا بنشاطات ترجمة كبيرة , كذلك تقدم عدة خدمات للاستخلاص بأصدار مستخلصات في اكثر من لغة حيث تحل اللغة المعروفة معضلة اللغات غير المعروفة .

وكذلك أدخلت الحواسيب الآلية في هذا المجال واصبح هناك ترجمة آلية تعتمد على الحاسب الإلكتروني مستخدمة في ذلك النظم الخبيرة (15) .

عاشرا : خدمة التصوير والاستنساخ :

تعد هذه الخدمة من الخدمات الضرورية التي تقدمها اغلب المخطات ومراكز المعلومات إلى المستفيدين وذلك بواسطة تزويدهم بما يحتاجونه من نسخ مصورة للبحوث اوالموضوعات اوالدراسات المنشورة واجزاء معينة من خط مطبوعة اومخطوطة . وكان للتطورات التقنية السريعة في أجهزة التصوير والنسخ الأثر الكبير في انتشار هذه الخدمة حيث أدى ذلك إلى تطوير الكثير من عمليات الاستنساخ المتنوعة .

وغالبا ما تكون خدمة التصوير والاستنساخ مكملة لعملية الإعارة , ويكون ذلك على نوعين وهما :

أ‌. التصوير والاستنساخ على الورق ويكون هذا بنفس الحجم اوالصغر وذلك حسب الحاجة .

ب‌. التصوير المصغر ويكون هذا آما على شكل ميكروفيلم اوميكروفيش وهناك قواعد متعارف عليها في المخطات بالنسبة لخدمة التصوير والاستنساخ وهي :

1- عدم السماح بأستنساخ المجلدات الكاملة لآي مطبوع آلا إذا كانت هناك موافقة من الجهة المسؤولة عن التأليف اوالنشر , أحياناقد يكون الاستنساخ لصالح المخطة نفسها للحاجة لتوفير نسخة من المطبوع لا يمكن الحصول عليه.

2- مراعاة قانون حقوق الطبع .

3- لا يجوز استنساخ منطق معين للباحث الواحد اكثر من مرة .

4- أحيانا يلزم المستفيد بدفع رسم خاص .

حادي عشر : خدمة النشر :

وهي خدمة تتم من خلال مؤسسات معينة اوحتى يؤسس لها جهاز خاص . وتعكس عملية النشر نشاط المخطات ومراكز المعلومات وخدماتها , فبدون النشر لا تصبح للمعلومات قيمة فعالة لذلك تحرص معظم المخطات ومراكز المعلومات على نشر مطبوعاتها الأدبية اوإصدار المطبوعات الثانوية التي تضم مصادر المعلومات الببلويوغرافية والكشافات والمستخلصات والأدلة … الخ .

وتضمن مؤسسات النشر مسؤولية التحرير والمراجعة اللغوية وطريقة عرض الموضوع والشكل الذي سيظهر فيه . وقد يستعين المحرر بخبرات خارجية .

إلى غير ذلك تعد عملية النشر من العمليات الضرورية في مراكز المعلومات ويتم ذلك عن طريق :

1- إصدار دوريات متخصصة في مجالات المعلومات وغيرها .

2- إصدار نشرات اووثائق في موضوعات قائمة بذاتها .

3- تصوير بعض المقتطفات من وثائق معينة اووثائق بأكملها .

ومما يجدر ذكره حتى هناك عدة عوامل تؤخذ بنظر الاعتبار في مجال خدمة النشر ومن أبرزها الأسلوب وطول الموضوع وكيفية تدوين المراجع وطريقة كتابة الحواشي وأسلوب عرض الجداول والرسوم وأحيانا يرفق مستخلص للمنطق .

وتتبع عملية الأشراف على تحرير عملية الطباعة والتوزيع . كما يتصل بهذه الخدمة مسألة التوزيع والتي تتوقف ترتيباتها الخاصة على ما إذا كان المطبوع سيباع لقاء ثمن اوسيتم توزيعه مجانا اوعلى أساس التبادل ، وإذا كان التوزيع مجانا فلابد من أعداد قائمة التوزيع وتحديثها بأستمرار ، آما التوزيع على أساس التبادل فيستدعي فهم أساليب التبادل القائمة في المؤسسة الأخرى سواء كانت على أساس بترة لقاء بترة اوعلى أساس تكافؤ القيمة المادية للمطبوعات المشمولة بالتبادل اوغير ذلك من الأسس (16) .

الموضوعة موجودة في منتدى أخصائيي المخطات والمعلومات http://maktabat-sy.net/vb/showthread.php?t=303

المصادر والمراجع

2- Mudge , Isadore G. “ Reference Books and Reference work “ in Sheehy Eugene P. Guide to Reference Books .- 9th . Ed. .- chicage : ALA ,1976 .P.X111 .

3- Katz , William . Introduction to Reference Work .- New York : McGraw-Hill Book Co. 1978 .P.P.6-8 .

4- محمد أمان . خدمات المعلومات .-الرياض : دار المريخ ، 1985 .ص14 .

5- جاسم محمد جرجيس وبديع محمود القاسم . مصادر المعلومات في مجال الأعلام والاتصال الجماهيري .- الإسكندرية : مركز الإسكندرية للوسائط الثقافية والمخطات ، 1998 . ص25 .

6- كنت ، الن . ثورة المعلومات ؛ ترجمة حشمت قاسم وشوقي سالم .- الكويت : وكالة المطبوعات ، 1973 . ص211 .

7- محمود أحمد أتيم . التوثيق في مدخل الى فهم المخطات والمعلومات .- عمان : جمعية المخطات الأردنية ، 1983 . ص 232 .

8- جاسم محمد جرجيس وعبد الجبار عبد الرحمن . المراجع والخدمات المرجعية .- بغداد : مركز التوثيق الإعلامي لدول الخليج العربي ، 1985 . ص 20 .

9- عمر أحمد الهمشري وربحي مصطفى عليان . المرجع في فهم المخطات والمعلومات . – عمان : دار الشروق ، 1995 . ص 287 .

10- زين عبد الهادي . الأنظمة الآلية في المخطات .- القاهرة : المخطة الأكاديمية ، 1995 . ص.ص. 163-184 .

11- تيد ، لوسي . مقدمة الى نظم المخطات المبنية على الحاسوب ؛ ترجمة محمود أحمد أتيم .- عمان : المنظمة العربية للعلوم الإدارية ، 1985 .

12- لانكستر ، ف . أ . ج. وورنر . أساسيات استرجاع المعلومات ( نظم استرجاع المعلومات ) ؛ ترجمة : حشمت قاسم .- الرياض : مخطة الملك فهد الوطنية ، 1997 . ص 51 .

13- تيد ، لوسي . مقدمة الى نظم المخطات المبنية على الحاسوب .( مصدر سابق ) .

14- عمر أحمد الهمشري وربحي مصطفى عليان . المرجع في فهم المخطات والمعلومات ( مصدر سابق ص 295 ) .

15- نسيبة عبد الرحمن كحلية . مدخل الى فهم المعلومات .- جدة : دار المجمع الفهمي ، 1979 .ص 95 .

16- محمود أحمد أتيم . التوثيق .. مصدر سابق ص 236 .