ادارة الوقت
 |
إدارة الوقت Time Management
تمهــيد
مهما تنوعت العصور أوتقادمت أوتجددت نجد حتى هناك الكثير من الأمور العجيبة الثابتة في جميع عصر. هذه الأمور الداعية للتفكر هي سنن الله جل وعلا في كونه. سنن الله الذي أتقن كلُّ شيءٍ خَلقه, هي السنن الكونية الّتي لا يحيد عنها شيء. نرى بصمات هذه السنن رُؤىً واضحاً وجلياً في جميع عصر وجميع زمان. من هذه السنن سنة التغيير هي السنة الواضحة والحتمية في هذا العصر. فالثبات على أمرٍ ما في هذا الكون في أي مجال هوأمرٌ محال وضرب من الخيال. بناءً على ما تقدم يتسم العصر الذي نعيشه اليوم بالكثير من المتغيرات الطارئة والمستجدة الّتي لم تكن موجودة في العصور السابقة. يتميز عصر اليوم بالكثير من السمات منها التقدم التقني والنموالضخم في جميع المجالات, من ذلك ظهور علوم جديدة لم تكن موجودة من قبل مثل علوم التكنولوجيا والحاسوب والوراثة وعلوم الفضاء والبرمجة والإدارة وأنواعها ونظمها وجميع ما يتعلق بفهم الإدارة. وفي هذا البحث المتواضع نود حتى نسلط الضوء ونوضح مفهوم فهم الإدارة ثم نركز على إدارة الوقت موضوع البحث. بادئ ذي بدء نود حتى نستعرض المفهوم الدارج والمستخدم لفهم الإدارة بمعناه الاصطلاحي. الإدارة Management أورد معجم مصطلحات العلوم الإدارية الموحدة للدكتور بشير عباس العلاق تعريفاً للإدارة بأنها "فن أوفهم توجيه وتسيير وإدارة عمل الآخرين بهدف تحقيق أهداف محددة وهي عملية اجتماعية تترتب عليها المسؤولية من تخطيط وتنظيم أعمال مشروع ما"(336). فمن خلال تعريف الإدارة نجد مدى أهمية تطبيق مفاهيم الإدارة في جميع شؤون حياتنا وبالأخص حينما تشتمل الإدارة على تخطيط وتنظيم وتوجيه. ولا يختلف اثنان في أهمية تحديد الإنسان لنفسه أهداف معينه وسعيه لتحقيق هذه الأهداف. فالنجاح والإبداع لا يُـعتد به إلا إذا تم في حدود الوقت المحدد لتحقيق تلك الأهداف, أي إدارة فعّاله للوقت. لذا وجب علينا مراعاة حتى الوقت المحدد لتحقيق هذه الأهداف لا يقل أهمية عن الأهداف. أورد المعجم الوسيط معنى الوقت بأنه "مقدار من الزمن قُـدّر لأمر ما"(1048). وبعد تقديم هذا التعريف كان لابد من وقفة لنا مع حقائق عن الوقت قبل الشروع في تعريف إدارة الوقت. أوضح الدكتور عبدالفتاح دياب حتى الفرد منا لا يملك أكثر من 24 ساعة في اليوم. وأننا جميعاً متساوون من حيث كمية الوقت المتاح لنا لكننا نختلف في كيفية إدارته واستخدامه وهنا يبرز الإداري الناجح والفاشل. فالوقت يتسم من حيث المرونة بالجمود فلا يمكن ادخاره للمستقبل ولا يمكن تعويض ما مضى منه(14). من خلال ما تقدم وجب علينا الاهتمام والدقة في أبرز مورد لنا وهووقتنا وبالتالي كان لابد من وقفة توضح لنا كيف من الممكن أن ندير وقتنا بفعالية. فالإلمام البسيط بإدارة الوقت Time Management ومفهومها وكيفيتها يعود بالفائدة الكبيرة للشخص الـمُلِم بهذا الموضوع وبالأخص مَنْ يقومون بمهام إدارية. ففي هذا البحث المتواضع يفترض أن نستعرض مفهوم إدارة الوقت ثم أهمية إدارة الوقت. بعد ذلك نستعرض مهارات إدارة الوقت والوسائل المساعدة لتحقيق ذلك. ونختم هذا البحث بتقديمنا مبحثاً يسيراً عن إدارة الوقت من المنظور الإسلامي.
إدارة الوقت
أوضح الجريسي في تعريفه لمفهوم إدارة الوقت أنها لا تنطلق إلى تغييره ولا إلى تعديله بل إلى كيفية استثماره بشكل فعّال ومحاولة تقليل الوقت الضائع هدراً دون فائدة أوإنتاج وبالتالي حمل إنتاجية العاملين خلال وقت عملهم المحدد (23). وقد لخص دراكر Drucker كما أوضح الجريسي تعريف إدارة الوقت بقوله "أن إدارة الوقت تعني إدارة الذات وحتى المدير الفعّال هومَنْ يبدأ بالنظر إلى وقته قبل الشروع في مُهماته وأعماله وحتى الوقت يُعد من أبرز الموارد فإذا لم تتم إدارته فلن يتم إدارة أي شيء آخر"(24). وقد قلنا من قبل حتى الوقت يتسم بالجمود فلا يمكن ادخاره أوتعويضه أوتأجيله وبالتالي ندرك اختلافه عن بقية الموارد البشرية والطبيعية والمادية. لذا من الممكن إيجاز تعريف إدارة الوقت بعبارة أخرى أنه الاستخدام الجيد والصائب للوقت المحدد والمسموح به لتحقيق غايةٍ ما. تعريف آخر لإدارة الوقت أورده الدكتور الخضيري بأنها "فهم وفن الاستخدام الرشيد للوقت, هي فهم استثمار الزمن بشكل فعّال, وهي عملية قائمة على التخطيط والتنظيم والمتابعة والتنسيق والتحفيز والاتصال وهي إدارة لأندر عنصر متاح للمشروع, فإذا لم نُحسن إدارته فإننا لن نُحسن إدارة أي شيء"(17). لذا لا يختلف اثنان على أهمية إدارة الوقت في حياتنا الفهمية والعملية. فالوقت قابل للاستغلال والاستثمار بدون حدود أوقيود وهوكأصل ثمين Asset كما يقول الدكتور الخضيري كان سبباً في تقدم غيرنا اكتسابه المهارات في كيفية إدارة هذا الوقت وعدم هدره (7). إذا عدم إدارة الوقت جهلاً أوعمداً هي أحد مسببات تأخر العرب والمسلمين في قضية التنمية اللتي يطرحها كثيرٌ من فهماء ومفكري العرب. يقول الدكتور الخضيري حتى قضية التنمية هي في الواقع قضية استثمار للوقت فنحن بحاجة إلى نظرية عربية متكاملة لإدارة الوقت لزيادة فعالية المديرين في استغلالهم للوقت وتعميق إحساسهم بالثروة اللتي في أيديهم(12-13). وباختصار يمكن القول إذا المدير الفعّال كما وضح الجريسي هوالذي يفهم كيف من الممكن أن يستخدم وقته, ويوزعه التوزيع الفعّال على تخطيط الأنشطة المستقبلية(وقت إبداعي), وتحديد الأنشطة اللازمة لأداء تلك الخطط(وقت تحضيري), والوقت اللازم للقيام بعمل ما(وقت إنتاجي), ووقت للقيام بالمراسلات اليومية والروتينية (وقت روتيني),(27). وبعد هذا العرض عن أهمية إدارة الوقت, يظهر جلياً لنا حتى الإدارة ما هي إلا تحقيق هدف, وتحقيق الهدف يحتاج إلى وقت. فالتخطيط يحتاج إلى وقت وكذلك التنظيم والتوجيه والرقابة واتخاذ القرارات وبذلك نرى حتى الوقت احد العناصر الهامة والأساسية المرتبطة بكل عنصر من عناصر الإدارة, فكل عمل إداري يحتاج إلى وقت وتوقيت مناسب وجميع وقت يحتاج إلى إدارة وتخطيط, هذه معادلة بسيطة وجب علينا معهدتها وإدراكها وبالأخص القائمين على شؤون الإدارة.
مهارات إدارة الوقت
التخطيط
أوضح الدكتور صلاح الراشد حتى اغلب الناس تكون حياتهم ضمن نطاق إدارة الكوارث Crisis Management ، أي أنهم ينتظرون حتى تبدأ كارثة أومعضلة ثم يسعون في طلب الحل وبالتالي غياب التخطيط في حياتهم(78). هذه الحقيقة تشهد غياب أبرز عنصر في حياة مَنْ يريدون إدارة وقتهم وهوالتخطيط. التخطيط عملية معقدة والبعض يجيدها والبعض الآخر لا يجيدها لأنها تتطلب مهارة تحديد أبرز الأنشطة اللتي ينبغي تخطيطها وتحديد الأولويات في تلك الأنشطة واستثمار أبرز عنصر في التخطيط وهوالوقت. وكما يقول ماريون هاينز فالتخطيط يتميز بخاصيتان الأولى أنه يقودك من حيث أنت الآن إلى حيث تود حتى تكون, والثانية انه يحدد الموارد المطلوبة لتحقيق الهدف من حيث التكلفة والوقت(39). ويجب حتى يُراعي عند تخطيط الوقت الخطط القصيرة المدى والطويلة المدى للمؤسسة المعنية في ضوء رؤية مستقبلية شاملة. فسلامة التخطيط, كما أشار الدكتور الخضيري, لمدى قيمة الوقت المتاح ومدى ارتباطه للمواد والإمكانات المتاحة وصولاً إلى تطبيق الاستراتيجيات الموضوعة, يساعد المدير والمؤسسة للوصول إلى النجاح وتحقيق الأهداف. إذا أي نجاح في إدارة الوقت يعني البُعد عن التخبط والعمل العشوائي وضبابية الغايات وبالتالي نجاح القائمين على الإدارة بسبب حُسن إدارتها لوقتها من خلال عنصر التخطيط. يرى الدكتور عبدالفتاح دياب حتى أبرز معوقات التخطيط للوقت هي عدم وضوح الأهداف, وعدم وجود خطط يومية وأسبوعية وسنوية, وعدم تحديد الأولويات, وهجر الأعمال قبل إنهائها والشروع في أعمال أخرى, والأهم هوعدم تحديد أزمنة واقعية للتطبيق(28). أما كيف من الممكن أن نُخطط لإدارة الوقت فهوبكل بساطة القيام بعمل عكس ما تقدم. ويوضح الجريسي أنه على الرغم من حتى التخطيط للوقت يأخذ وقتاً طويلاً, إلا أنه يعوض الوقت الفائت أثناء إعداده بفضل النتائج المثمرة له(62). ويقول أليكساندر انه إذا تم تطبيق التخطيط في إدارة الوقت فإنه يوفر ثلاث ساعات لقاء ساعة من التخطيط(44).
التنظيم
يقول الدكتور الخضيري "سلامة التنظيم المرن المستوعب للمتغيرات والمستجدات ولطموحات الأفراد في الترقي, وما يستوعبه ذلك من توصيف سليم وإيجابي للمهام والأعمال المتعين القيام بها داخل جميع وظيفة, وعلاقة جميع وظيفة بالأخرى, الذي يستدعي في إدارة الوقت إدخال نظام العمل الجمعي, واللامركزية, وانسياب المعلومات, مما يؤدي إلى دمج وإلغاء مستويات تنظيمية متعددة داخل الهيكل الإداري" (22). فإذا وجب على مديري الشركات والمؤسسات القيام بإعادة تنظيم جميع موارد مؤسساتهم جميع سنة أوسنتين أي القيام في ما يعهد بإعادة الهيكلة ،Restructuring فحتماً حتى ذلك يحتاج إدارة فعّالة للوقت تحدد وتنظم الوقت اللازم لكل مهمة بناءً على تسقطات بنّاءة تنبع من قراءة سليمة للواقع. فالتنظيم الجيد يرتبط بإدارة الوقت وكما أوضح الجريسي فقد دلت الدراسات والأبحاث حتى التنظيم الجيد بشكل عام يقلص من الزمن المطلوب للإنتاج, إذ تبدوفاعلية التنظيم في عدة أمور منها الميل إلى التعاون والولاء للجماعة وتنظيم العمل بين الأفراد بانسيابية(63). فإذا أرادت المؤسسات إدارة وقتها وقامت بعمل إجراءات تنظيمية ودراسات لازمة فإنها تلقائياً يفترض أن تستبعد المراحل غير الضرورية وبالتالي ينتج عن ذلك توفير وإدارة فعّالة للوقت. أشار الجريسي انه إذا كانت هناك ارتباط بين موضوع إدارة الوقت والتنظيم الإداري من ناحية توفير البيئة التنظيمية والاجتماعية وتطبيق مبدأ الإدارة بالاستثناء والاتجاه نحوتفويض السلطة فان من شأن ذلك حتى يعمّـق مفهوم المجال المنهجي وتقسيم العمل وبالتالي زيادة الإنتاجية بسبب التنظيم الجيد للمهام والأهم الوقت اللازم لتطبيق تلك المهام(64). إذن نرى حتى التنظيم حدثة شاملة تضم تنظيم جميع أمور المدير لكي يضمن إدارة جيدة للوقت, ويجب حتىقد يكون هناك نظام معلومات إداري حتى يتمكن المدير من استرجاع المعلومات المطلوبة بسرعة وليس في تضييع الوقت بحثاً عن هذه المعلومات. لذا كان ولا يزال التنظيم مهارة أساسية لإدارة الوقت.
تحديد الأولويات
حدد فهماء الإدارة معايير لوضع الأولويات كما أوضح ماريون منها حتى الأنشطة لا يمكن حتى تتساوى في الأهمية مع بعضها البعض. فهناك مهام يجب القيام بها وأخرى ينبغي القيام بها وأخرى من الممكن تأجيلها وأخرى لا ترتبط بالأهداف وأخرى من الممكن تفويضها لشخص آخر. فالمعايير تتبع قرار من المدير كما نطق ماريون ثم مقارنة بين الأهم والمهم ثم تحديد الوقت اللازم. فلا يمكن الاستزادة من الوقت إلا انه من الممكن إدارته لذا ينبغي مراعاة مهارة تحديد الأولويات(28-31). وحول سؤال عن لما قلّت قدرتنا على إدارة الوقت يجيب الدكتور عبدالفتاح حتى الناس ترغب في أداء الأعمال اللتي تستنفذ وقتاً قصيراً قبل تلك اللتي تتطلب وقتاً طويلاً لإنجازها أي البدء بالأسهل وليس البدء بالأولى(26). ندرك من ما تقدم أهمية وضوح وتحديد الأولويات لذا ركّـز اليكساندر في كتابه "أساسيات إدارة الوقت" على أهمية تعيين الفرق بين الكفاءة والفاعلية. يقول اليكساندر حتى "فهم إدارة الوقت يقدر الفاعلية Effectiveness أكثر من تقديره للكفاءة Efficiency, تدل الكفاءة على مدى جودة ما تصنع أما الفاعلية فتدل على ما إذا كان يجب عمل هذه الأمور أم لا وكما نطق بيتر دراكر إذا عمل الأمور السليمة أفضل من عمل الأمور بطريقة سليمة"(48). وفي دراسة ميدانية أجراها الجريسي عن إدارة الوقت في القطاع الصناعي السعودي الخاص, كان من نتائج هذه الدراسة حتى عدم تحديد الأولويات والأهداف وعدم وجود تنظيم فعّال للعمل أبرز مضيعات الوقت(186). إذن تحديد الأولويات والأهداف هوالذي يُحدد إذا كان هناك إدارة للوقت أم لا فهما بمثابة المقياس والمعيار.
التوجيه
إن سلامة التوجيه تُـعد من أبرز مهارات إدارة الوقت للوصول لتحقيق الأهداف. وقد أشار الخضيري على حتى سلامة التوجيه ينبع من الوعي بالآخرين وما لديهم وهوأساس التوجيه, وفي الوقت ذاته فإن إدارة الوقت تحث على تطوير نظام التوجيه في المؤسسات ليصبح أكثر اعتماداً على التوجيه الذاتي للفرد في إطار المنظومة الجماعية معتمداً على المعلومات وليس على السلطة وإذا كانت إدارة الوقت هي إدارة للموارد البشرية فإن التوجيه يهتم بالمورد البشري من خلال الارتقاء بمواهبه وقدراته(32-24). ومن سلامة التوجيه أيضاً إرشاد العاملين إلى الاستخدام الأمثل للوقت في ذروة نشاطهم في الصباح الباكر وتعيين الأعمال الروتينية لوقت الظهيرة(ماريون26). لابد من التنويه كما نطق الجريسي أنه لكي تتحقق أقصى فائدة من الوقت أثناء التوجيه, فانه يُفترض توافر قاعدة سليمة ومناخ اجتماعي في المنظمة, ولا يجب إطالة وقت التوجيهات حيث يكفي الاتصال الشفهي والهاتـفي القصير لكي يتم تحقيق الهدف(65-66).
المتابعة
هوحتى تتم المتابعة لجميع الأمور عن قرب وبشكل سليم بعيداً عن القهر والتشدد الصارم. فحسن المتابعة يمكن حتى يؤدي إلى تدارك الأخطاء قبل وقوعها. فهناك شعرة بسيطة ما بين المتابعة والمراقبة بل وفرق كبير أيضاً بينهما. إنها عكس الرقابة, فهي تعميق الإحساس بالأمان وليس الإرهاب-كما يقول الخضيري- ومن ثم توفير للوقت, وبالأخص وقت التسليم والتصويب فضلاً عن وقت التطبيق ذاته, حيث تعمل إدارة الوقت على تفعيل عنصر المتابعة من خلال الرقابة الذاتية النابعة من ضمير الفرد ذاته القائم على الولاء للمؤسسة والانتماء لها لمنع أي قصور(32). ولكي يتم تحقيق أقصى فائدة من المتابعة وجب حتىقد يكون المتابع على فهم ودراية بالتخطيط الموضوع والمُـراد تحقيقيه, لكي يتسنى له القيام بالمتابعة وفقاً لما هومُـخطط له, وبالتالي تدارك الأخطاء الذي يقود إلى توفير الوقت (الجريسي66).
الوسائل المساعدة في إدارة الوقت
قسّـم فهماء الإدارة الوسائل المساعدة على إدارة الوقت قسمان:
الوسائل التقنية
مثل الحاسبات الآلية,أجهزة الهاتف ذات المسجل الصوتي, الهاتف الجوال,آلات تصوير المستندات,أجهزة الفاكس والماسح الضوئي,الانترنت والبريد الالكتروني, المفكرة الالكترونية. جميع جهاز من هذه الأجهزة إذا أُحسن استخدامه فإنه يفيد ويفعّل عملية إدارة الوقت. فالهاتف قد يجلب للمدير أنباء هامة وقد يحدث لص الوقت, وآلة تصوير المستندات توفر تكرار الطبع والجهد الكتابي أثناء توزيع القرارات الهامة, وكذلك الانترنت والبريد الالكتروني فإنه يساعد على تقريب المسافات وبالتالي تقليص الوقت. أخيراً وليس آخراً الحاسب الآلي. يتسم الحاسب الآلي بإمكانية القيام بعدة أعمال بشكل سريع ودقيق أكثر مما يقوم به الموظف العادي(الجريسي146). فوسائل الاتصالات هذه سلاح ذوحدين, فهي قد توفر الكثير من الوقت وقد تكون عائقاً لإدارة الوقت كالاتصالات الكثيرة غير الضرورية . إذا هذا الكلام لا يعني انعدام فائدة وسائل الاتصال هذه. ففي دراسة قام بها الوقيان تبين من خلالها عدم استخدام العينة المختارة للأدوات التقنية مقارنة بالدول الأخرى. يقول الوقيان "وتعرضت الدراسة لتنظيم تطبيق الأنشطة ورتابتها حيث اتضح الاهتمام الكبير للكويتيين بمراقبة مرور الوقت الفيزيائي في أثناء تطبيق الأنشطة باستخدام الساعات الخاصة التي يمتلكها الغالبية, أوبمراقبة ثلاثة أرباع العينة للوقت من خلال ساعات الحائط. وتبين كذلك حتى تنظيم الكويتيين لوقتهم هوتنظيم عام يعتمد بدرجة كبيرة على الذاكرة والتخطيط العقلي بدلا من التخطيط الرسمي المكتوب ويفتقر إلى الدقة الإشارة في التنظيم بالساعات, وتحديد مواعيد بداية النشاط ونهايته كما هوممارس في مفكرات تنظيم الوقت الشائعة بين مواطني الدول الصناعية"(324). لذا توضح هذه الدراسة أهمية عنصر التخطيط وأهمية استخدام هذه الوسائل في إدارة الوقت لكن من غير إفراط ولا تفريط.
الوسائل غير التقنية الشخصية ( الذاتية )
مثل الاعتماد على السكرتير في تطبيق بعض المهام, وإعداد مفكرة مخطية يومية أوأسبوعية, الذاكرة الشخصية للمدير وتطبيق التفويض. التفويض Delegation كما يرى عليوي وسمير سعيد هو"العملية اللتي يعهد بها الرئيس الإداري بعض اختصاصاته اللتي يستمدها من القانون إلى أحد مرؤوسيه"(34). فمزايا التفويض عديدة منها كما أوضح الدكتور عبدالفتاح, زيادة الفاعلية في العمل, إعطاء المدير وقتاً للهجريز على المهام الكبرى وتحقيق السرعة والمرونة وتوفير الوقت(78). إلا إنه ينبغي التأكيد على حتى التفويض الإداري –كما نطق عليوي وسمير سعيد-قد لا ينجح إذا لم يُـعد إعداداً سليماً, بل على العكس قد يثير الفوضى والإرباك في العمل الإداري(42). وبالتالي نرى حتى التفويض مثل الوسائل التقنية سلاح ذوحدين مع إدارة الوقت وبالتالي وجب الاستخدام السليم له. أورد أليكساندر حتى باري جليك رئيس مجلس إدارة شركات Almost Heaven بفرجينيا نطق إذا الأدوات الأكثر فاعلية في إدارة وقته هوالتفويض وحجب المكالمات الهاتفية غير الضرورية(21).
دراسة حالة (من كتاب ماريون(20))
كان أحمد يتطلع إلى تحقيق الكثير في وظيفة المشرف التي ترقّى لها قريبا. فبعد أربع سنوات في القسم كان واثقا من نفسه ويعهد حتى فريق العمل الذي لدية مؤهل ولديه خبرات واسعة. أما اليوم فهوغير واثق من أنه يصلح لمثل هذه الوظيفة, فيبدوأنه لا نهاية ليوم العمل. فهودائم الانشغال بتوزيع المهام وفحص النتائج في جميع ساعات الدوام. وهناك سيل من الزائري والمكالمات الهاتفية لا تنبتر, وحتى في أوقات راحته في المساء عليه حتى يقوم ببعض الأعمال الإدارية مثل قراءة البريد والرد على المكالمات وتجهيز الميزانية وكتابة تقارير تقويم الأداء. وهوفي تلك الحالة من الإحباط قرر حتى يدعوصديقه ناصح للغداء, وقد ذكر له حتى لديه موضوعاً هاماً للغاية يريد حتى يبحثه معه. وأثناء تناول الغداء أفصح لصديقه عن عزمه التخلي عن وظيفة المشرف لأنه لا يستطيع الاستمرار في وظيفة تتطلب العمل 60 ساعة في الأسبوع. فكّر صديقه ناصح قليلاً ثم نطق له: إنه قد يحدث هناك حل لمشكلته. فإذا كانت المشكلة الأساسية هي إيجاد الوقت المطلوب لأداء العمل, فربما كان الحل يكمن في مراجعته كيفية استغلاله للوقت. وبعد حتى انصت ناصح إلى أحمد وهويصف كيفية قضاء يومه بادره بهذه الأسئلة:
- إذا كان فريق العمل كما يصفه مؤهلا ولديه الخبرة فلماذا يقضي وقتا طويلا في تخصيص المهام ومراجعة النتائج ؟
- ما طبيعة الزائرين ،يا ترى؟ هل يمكن حتى يمنع بعضهم من لقاءته ؟
- ألا يستطيع سكرتير القسم تلقي المكالمات وتحويل بعضها إلى الموظفين المختصين وتوجيه أصحاب المكالمات غير المستعجلة إلى الاتصال مرة أخرى؟
- هل يمكن لموظف آخر حتى يقوم ببعض المهام التي يقوم بها أحمد الآن؟
عاد أحمد إلى مخطه وهويفكر فيما نطقه له صديقه ناصح وعزم على مراجعة كيفية استغلاله وإدارته لوقته بصورة دقيقة. بدراسة حالة أحمد تظهر لنا هذه الأسئلة:
- هل يستفيد أحمد من أسلوب تفويض المهام بصورة فاعلة؟
لا, وإلا لما تضجر من تلقي المكالمات, قراءة البريد, واستقبال الزوّار فهذه أمور من الممكن حتى يفوّض شخصٌ لأدائها. ونلمح غياب التخطيط فهويوزع وقته ما بين الأنشطة المُخطط لها وغير المخطط لها كاستقبال الزائري.
- إذا كان الزائرون من العاملين فكيف يمكن حتى يتفادى الإزعاج؟
بتخصيص وقت لا يستقبل فيه الزائرين ولا يتلقى مكالمات هاتفية وتحديد وقت للقاءتهم للضرورة القصوى.
- ما الوسائل اللتي يمكن لأحمد استغلالها لإدارة وقته بصورة أفضل؟
بمبدأ تحديد الأولويات والتفويض وتوزيع المهام والتخطيط لإعادة ترتيب وقته حيث أتضح لنا عدم التخطيط والتنظيم. استخدام وسيلة تدقيق الوقت time audit ليفهم كيف من الممكن أن يقضي وقته.
إدارة الوقت من منظور إسلامي
الوقت من أصول وأبرز النعم اللتي أنعم الله بها علينا. ولأهمية الوقت في القران الكريم ورد ذكره عدة مرات فقد أقسم الله بالوقت نطق تعالى ﴿وَالَّليْلِ إِذَا يَغْشَى وَ النَّهَارِ إِذَا تَّجْلَّى﴾ ونطق أيضاً ﴿وَاَلعَصْرِ إِنَّ الإِنْسَانَ لَفِي خُسْرٍ﴾, أورد الجريسي قولاً للعلامة يوسف القرضاوي أنه من المعروف لدى المفسرين, حتى الله إذا أقسم بشيء من خلقه, فذلك ليلفت أنظارهم إليه وينبههم على جليل منفعته(31). ويقول المصطفى عليه الصلاة والسلام (نعمتان مغبون فيهما كثير من الناس الصحة والفراغ ), يقول الجريسي "فمن صح بدنه وتفرّغ من الأشغال الشاقة ولم يسعى لاستثمار هذه الصحة والفراغ لتحقيق أهدافه اللتي تعينه على الدنيا والآخرة وتـرقى به إلى مدارج الفائزين فهوكالمغبون تماماً"(63). هاتان النعمتان من أعظم نعم الله على عباده أورد رسولنا عليه الصلاة والسلام تقسيماً رائعاً للوقت حيث يقول مما رواه عن صحف إبراهيم عليه السلام (على العاقل –ما لم يكن مغلوباً على أمره-أن تكون له ساعات, ساعة يناجي فيها ربه, وساعة يحاسب فيها نفسه, وساعة يتفكر فيها في خلق الله, وساعة يخلوفيها لحاجته من المطعم والمشرب), أليس هذا هوتنظيم الوقت الذي يتشدق به فهماء الإدارة اليوم. ذكر الجريسي أنه في حثه عليه الصلاة والسلام على تنظيم الوقت وعدم إضاعته يقول: في حديث ابن عباس رضي الله عنهما نطق : نطق رسول الله لرجل وهويعظه (اغتنم خمسا قبل خمس شبابك قبل هرمك وصحتك قبل سقمك وغناءك قبل فقرك وفراغك قبل شغلك وحياتك قبل موتك) فقد لخص النبي في هذه الحدثات الموجزة البليغة ما تناوله الباحثون في فهم الإدارة في خط عدة فهومن جوامع الحدث إذ تحدث عن أهمية الوقت والمبادرة إلى استثماره واغتنام قوة الشباب وفرص الفراغ في العمل الصالح المثمر وحذر من خمس معوقات لاستثمار الأوقات جميع ذلك في عبارات وجيزة لا تبلغ العشرين حدثة(39). وأورد الجريسي أيضاً في معرضه لسيرة يوسف عليه السلام مع عزيز مصر وتأويل رؤياه, من حتى ما عمله يوسف في تفسيره لرؤية الملك هووضع خطة زمنية بإلهام من الله عز وجل لكسب الوقت في سنوات الرخاء بمضاعفة الإنتاج وتخزينه بأسلوب فهمي للاستفادة منه في سنوات الجدب(76). أما تحديد الأهداف فيقول الله عز وجل﴿أَفَمَنْ يَمْشِي مُكِبًّا عَلَى وَجْهِهِ أَهْدى أمَّن يَمْشِي سَوِيًّا عَلَى صِرَاطٍ مُّسْتَقِيِمٍ ﴾ فهنا تبرز أهمية تحديد الهدف(الجريسي78). والتنظيم الهرمي وتوزيع المهام فقد أشار إليها القرآن كما وضّح الجريسي نطق الله تعالى﴿وَرَفَعْنَا بَعْضَهُمْ فَوْقَ بَعْضٍ دَرَجَاتٍ لِّيَتَّخِذَ بَعْضُهُمْ بَعْضًا سُخْرِيًّا ﴾, أي ليكون كلٌ مسخر لخدمة الآخر في ما يخصه(80). والرسول عليه الصلاة والسلام قد مارس التفويض حينما أوفد معاذ بن جبل إلى اليمن داعياً وأسامة بن زيد قائداً في غزوة مؤتة والكثير من المهام اللتي كان عليه الصلاة والسلام يوكل إلى صحابته أدائها. يقول الدكتور الخضيري في كتابه الرائع "لكم يدهشني ما وصل إليه حال المدير العربي رغم زخم رصيده من الأحداث اللتي مرّ بها, ومن العبر والحقائق المستمدة من التجارب الممتدة ورغم الحِكم وخلاصات التجارب وتحريض القيم الحميدة اللتي هجرها له التراث العربي والإسلامي الضخم والذي يجد الباحث فيه مصدراً خصباً لتعاليم إدارة الوقت, من ذلك نصاً من كتاب طاهر بن الحسين لابنه عبدالله عندما ولاّه المأمون الرقة ومصر (وافرغ من يومك ولا تؤخره لغدك, وأكثر مباشرته بنفسك, فإن لغد أموراً وحوادث تنهيك عن عمل يومك الذي أخرّت, وأفهم حتى اليوم الذي مضى مضى بما فيه, فإذا أخرّت عمله أجتمع عليك عمل يومين, وإذا أمضيت لكل يوم عمله أرحت بذلك نفسك, وجمعت أمر سلطانك)"(11).
فـي الخـتام
الحمد لله القائل في محكم التنزيل ﴿ وَلِكُلٍّ دَرَجَاتٌ مِّّمَّا عَمِلُواْ وَلِيُوَفِّيَهُمْ أَََعَمالَهُمْ وَهُمْ لاَ يُظْلَمُونَ ﴾ الأَحقَافِ (19), الحمد لله أولاً وآخراً على جميع حال والصلاة والسلام على خاتم النبيين محمد بن عبد الله الأمين صلى الله عليه وسلم. أما بعد فهذا درس متواضع عن مفهوم إدارة الوقت ثم أهمية إدارة الوقت. بعد ذلك استعراض مهارات إدارة الوقت والوسائل المساعدة لتحقيق ذلك. وخُتم هذا البحث بتقديمنا لمبحثاً يسيراً عن إدارة الوقت من المنظور الإسلامي. الوقت هواستثمار علينا حتى نسعى إلى حُسن استثماره وتوظيفه وعدم تبديده في العشوائية الارتجالية التي توصم بها حياتنا في الوقت الذي تتحرك فيه جميع الأمور من حولنا في إطار من التخطيط والتنظيم والتوجيه الحافز للابتكار والإبداع والمتابعة ومن ثم لا مكانة للصدفة ولا مجال للعشوائية الضبابية . يقول الخضيري إذا الوقت يمتد أبدا فالوقت مقياس الخلود لاشي أطول منه إذا كان علينا الانتظار ولاشي اقصر منه إذا كان علينا الإسراع والإنجاز (195). لأن الإدارة للوقت هي للفكر والضمير وهي فوق ذالك إدارة للحياة لجميع جوانبها وأبعادها وما أحوجنا جميعا لهذه الإدارة وما أحوج شركاتنا ومشروعاتنا لها . فالناجح في إدارة وقته هوالذي يستثمر وقته المتاح في الأمور الهامة ويخطط لهذا الوقت المتاح وهوالذي يسيطر على العوامل التي قد تتسبب في إهدار الوقت. فلا يستطيع الإنسان حتى يختار استثماره أم لا ولكن يستطيع تفهم كيفية استثماره .إنه العنصر الأساسي لجميع أمور الحياة فحياتنا ليست إلا وقت معلوم ومحدود ألا يجب علينا إدارة هذا المحدود المعلوم. وسوف نُسأل عنه يقول المولى ﴿ وَقِـفُوهُمْ إِنَّهُمْ مَّسْئُولُونَ ﴾ فالوقت متاح لنا جميعا بنفس القدر ولكن المتميز والناجح هوالذي يحسن إدارته ويستفيد وبذلك ينال الفوز بالدارين. راجيةً من العليم الخبير حتى أكون قد أفدت واستفدت من هذا البحث وحتى أنال ما أستحق والله اجلُّ وأفهم له الحمد والشكر في الأولى والآخرة ثم الشكر موصول إليك أستاذي العزيز عبدالرحمن على إتاحة هذه الفرصة لي في البحث والتنقيب بين مصادر المعلومات المتنوعة وأثر ذلك على زيادة التحصيل الفهمي والمعهدي لدي. وصلى الله على نبينا محمد وعلى آله وصحبه ومن تبعهم إلى يوم الدين.
المصادر
ريم صلاح المرواني --~~reemy~~
قائمة المصادر Works Cited
1- الجريسي, خالد. إدارة الوقت من المنظور الإسلامي والإداري.
الرياض: مؤسسة الجريسي للتوزيع والإعلان, 1422هـ. 2- الخضيري, محسن. الإدارة التنافسية للوقت. القاهرة: ايتراك للنشر والتوزيع, 2000م. 3- العلاق, بشير. معجم مصطلحات العلوم الإدارية الموحدة. الدار العربية للموسوعات, 1983م.
4- الكلالدة, ظاهر ومحفوظ جودة. أساليب البحث الفهمي في ميدان العلوم الإدارية. عمّان: مؤسسة زهران, 1997م. 5- الوقيان, عادل. "دراسة استكشافية لتعامل المستهلك الكويتي مع الوقت". المجلة العربية للعلوم الإدارية مجلدعشرة عدد ثلاثة سبتمبر 2003 (307-335). 6- أليكساندر, روي. أساسيات إدارة الوقت. ترجمة مخطة جرير.
سلسلة العمل بذكاء. الرياض: مخطة جرير, 1999م.
7- دياب, عبدالفتاح. فن إدارة الوقت والاجتماعات. القاهرة: دار النشر للجامعات, 1999م. 8-- صلاح الراشد. كيف من الممكن أن تخطط لحياتك. الطبعة السابعة.
الكويت: مركز الراشد, 2005م.
9- عليوي, محمد وسمير سعيد. "التفويض الإداري وسيلة
من وسائل تطوير مسؤولي المخطات ومراكز المعلومات". رسالة المخطة مجلد 34 عدد 2,1 مارس, يونيو1999م (33-43).
10- مصطفى, إبراهيم وآخرون. المعجم الوسيط. الطبعة الثانية.
القاهرة: المخطة الإسلامية.
11- هاينز, ماريـون. إدارة الوقت. ترجمة عبدالله بلال.
سلسلة التطوير الإداري. الرياض: دار الفهم للتنمية البشرية, 1421هـ.
