توريد

يعتبر الشراء أحد الوظائف الأساسية في أي نظام اقتصادي، لأن اي عملية تجارية مهما كانت لابد من وجود بائع ومشتري.

ويجب التفرقة بين التعريفات الإنجليزية بين الشراء Purchasing وتدبيرات التوريد procurement، حيث حتى عملية الشراء جزء من تدبيرات التوريد، لأن تدبيرات التوريد procurement تتضمن سرعة الإنجاز، وتصنيف جودة الموردين، والنقل، والتخزين، بالإضافة إلى عملية الشراء.

تدبيرات الشراء

قد تعهد وظيفة الشراء بأنها النشاط المسئول عن توفير المواد السليمة، في المكان السليم والوقت السليم، وبالكمية المناسبة والثمن السليم

ويقول تعريف اخر ان وظيفة الشراء هي الوظيفة المسئولة عن دورة المواد من الوقت الذي يتم فيه تسليمه إلى الجهة التي ستستعمله.

وعمليا تكون عملية الشراء جزءا من عمل إداره المشتريات والتوريد.

أهداف الشراء والتوريد

1-من ناحية الجودة: الحصول على الجودة السليمة التي تفي بالغرض، فيجب الا تكون الجودة أعلى مما هومطلوب لإن معني ذلك ازدياد التكاليف دون ضرورة، كما يجب الا تكون الجودة أقل من المطلوب لأن معني ذلك إنتاج سلع رديئة

2-من ناحية الكمية: الحصول على الكمية المطلوبة للمحافظة على سير الإنتاج بدون توقف وعدم الزيادة في الكمية حتى لا تتكدس في المخازن وخصوصاً المواد التي لها تاريخ انتهاء صلاحية. فبذلك ليتم المحافظة على إثنتين الأولى مساحة كافية لإستغلالها في ما قد يفيد والحفاظ على المال

3-من ناحية التوقيت : الحصول على المواد في الوقت السليم، اي مراعاة الجداول الزمنية للإنتاج وذلك لتجنب وقوف المعمل وضمان الإستمرارية سواءً في النشاط الصناعي أوالتجاري

4-من ناحية المورد: اختيار المورد السليم الذي يمكن للمشتري حتى يعتمد عليه، فالمورد مسئول عن توريد الكمية والجودة المطلوبة في الوقت السليم والمكان السليم وبالثمن المتفق عليه.

5-من ناحية التسليم : التسليم السليم، أي لقاءة احتياجات المشتري الخاصة بالتسليم والتيقد يكون لها أثر على عامل الوقت وعامل نقل تكاليف النقل

6- من ناحية الثمن : الحصول على الثمن المناسب في ضوء الجودة والخدمة المطلوبة، وهوالثمن الذي يستطيع حتى يدفعه المشتري، ولاقد يكون أعلى مما يدفعه المنافسون

7- من ناحية الكفاية الشرائية : الوصول إلى اقصي درجة ممكنة من الكفاية في الشراء، وذلك بتجنب الإسراف، والتكرار في الطلبيات والتقادم للمواد المتنوعة المشتراة

8- من ناحية التنسيق بين المشتريات والادارات الأخرى : تقوية الروابط بين إدارة المشتريات والادارات الأخرى في المشروع والمحافطة على التفاهم والتعاون والتنسيق في السياسات بين الادارات المتنوعة لتحقيق الاهداف الموضوعة. وأيضاً يجب مع التنسيق مراعاة حتى الموظف المسؤول عن المشتريات قد لا تكون لديه الصورة الكاملة عن الغرض المطلوب وإستعمالاته فوجب على مقدم الطلب (الاقسام الأخرى) حتى تراعي توضيح المطلوب بشكل مشروح ودقيق مع وضع المراجع الدقيقة والتي توضح جميع التفاصيل المهمة لتقصي (البحث) عن الغرض المطلوب أوبديل أوشبيه له

علاقات إدارة المشتريات

لإدارة المشتريات علاقة بالإدارات الأخرى في المشروع.

إدارة الإنتاج

تهدف إدارة الإنتاج كما تهدف إدارة المشتريات إلى تحقيق اقصي كسب ممكن للمشروعات عن طريق القيام بالمهام الموكولة اليهما بأعلى درجة من الكفاية، وإدارة الإنتاج تهدف إلى الحصول على أقصى ما يمكن من مواد بأعلى درجة من الجودة والقائمون بالشراء يريدون طلب الكميات المناسبة بالجودة المناسبة

ويجب على الإدارتين تبادل الرأي والمعلومات في سبيل تحقيق التناسق والتفاهم في العلاقات بينهما، فيجب على إدارة الإنتاج احاطة إدارة المشتريات بخططها قبل تطبيقها بمدة كافية، وبذلك تعطي إدارة المشتريات الفرصة لكي تقوم بالتخطيط السليم، ومن ناحية أخرى يجب علي إدارة المشتريات احاطة إدارة الإنتاج بالمواعيد المتسقطة للاستلام وإخطارها بأي تأخير مفاجئ في التسليم حتي تعيد النظر في السياسات الموضوعة وكذلك يجب على إدارة المشتريات تزويد إدارة الإنتاج بالمعلومات عن المواد الجديدة وطرق الإنتاج الجديدة

الإدارة الهندسية

تعتبر الإدارة الهندسية مسئولة عن تصميم السلع التي ينتجها المشروع ووضع المواصفات لها وكذلك تحديد طرق الإنتاج التي قد يحدث منها أصناف مختلفة ولكن لها نفس الصفات العامة فانه قد يحتاج الأمر وجود من يقرر أي الأصناف يجب شراؤها لكي يتحقق للمشروع أقصي وفورات ممكنة، ومن يعمل ذلك هي إدارة المشتريات

ويجب على الإدارة الهندسية ان تكون دقيقة أكثر مما يجب في وضع مواصفات المواد المطلوبة التي قد يتعزز اجابتها علي ضوء عامل الثمن وإمكانيات السوق

إدارة المبيعات

يمكن ان تساعد إدارة المشتريات في نجاح إدارة المبيعات في القيام بمهمتها وذلك عن طريق شراء المواد المطلوبة بأقل تكلفة ممكنة مما يساعد على انزال السلع المنتجة في الاسواق بأسعار تنافسي، ومن ناحية أخرى يمكن لإدارة المبيعات مساعدة إدارة المشتريات في تخطيط مشترياتها بتزويدها بالمعلومات عن الحصص البيعية والمبيعات المحتملة

إدارة الحسابات

قد بحاجة بعض عمليات الشراء الكبيرة إلى ضرورة العمل على توفير الأموال اللازمة لتطبيقها، فيمكن عن طريق تبادل المعلومات بين إدارة الحسابات وإدارة المشتريات حتى يستفيد المشروع بأنواع الخصم المعروضة من الموردين.

إدارة المخازن

إذا كانت إدارة المخازن مستقلة وغير تابعة لإدارة المشتريات فانه يجب حتى تكون العلاقات بينهما قوية ومستمرة، ففي إدارة المخازن توجد السجلات التي تدون فيها بيانات هامة بحاجة إليها إدارة المشتريات في القيام بمسئولياتها، كما يجب على إدارة المشتريات حتى تحيط إدارة المخازن فهما بالحد الادنى للاصناف المتنوعة وبالنقط التي إذا وصل إليها المخزون من الاصناف وجب اعادة الطلب عندها حتي تتمكن إدارة المخازن من المحافظة على المستويات السليمية من الكميات المخزونة إدارة المخازن

يعد العمل المخزني جزء" مهما" من أعمال الإدارة في المنظمات ولهذا العمل مدخلات ولا بد من عمليات تجرى على هذه المدخلات للوصول إلى أهداف محددة تخدم مسيرة المنظمة وتحقق أهدافها الأساسية ومن أبرز مدخلات وعمليات العمل المخزني يمكن تحديدها بـ:

المواد أوالمنتجات المطلوب تخزينها.
الملاكات الإدارية المسؤولة عن تمشية العمل المخزني.
الوسائل والإمكانات الفهمية والتنظيمية والمادية المساعدة.

المواد أوالمنتجات المطلوب تخزينها

المخزن هوالمكان الذي يحفظ فيه المواد بشكل اقتصادي لغرض المحافظة عليها من التلف أوالسرقة لحين الحاجة إليها والمواد قد تكون مواد أولية أومواد نصف مصنعة (تحتاج إلى معاملات إنتاجية أخرى لتهيئتها للاستخدام) أومواد تامة الصنع جاهزة من أجل البيع وهذه المواد تعبير عن أموال مستثمرة تصرفها المنظمة للحصول عليها، وتعمل إدارة المخازن على تخطيط وتنظيم جميع الأنشطة التي تستهدف تدفق المواد والسلع بالكميات والنوعيات المطلوبة لاستمرار العمل من خلال تسلم المواد والسلع الواردة للمنظمة وفحصها وتخزينها في أماكن ملائمة لحين صرفها إلى الجهات المستفيدة داخل أوخارج المنظمة وكذلك تخطيط ومراقبة حركة المخزون بهدف تجاوز حالات النفاذ أوالتراكم وتطبيق الأساليب المتطورة في تنظيم المخازن وتحديد نماذج السجلات والمستندات التي تستخدم في متابعة حركة المخزون السلعي.

تأتي أهمية الاحتفاظ بالمخزون السلعي في أية منظمة إلى جملة من الأسباب منها:

1– توفير المواد بشكل مستمر كجزء من مستلزمات العمل

2– لقاءة النقص في الكميات المعروضة من المواد والسلع بسبب احتمالية انقطاع عمليات التوريد وتأخر وصول الكميات المتعاقد عليها في موعدها المحدد

3– معالجة موسمية الحاجة إلى المواد أوالمنتجات، فمن المعلوم حتى الحاجة لبعض المواد أوالمنتجات في موسم معين قد يحدث أكثر من موسم آخر فأجهزة التدفئة أوالملابس الثقيلة مثلا لها احتياجات واضحة أوفي فصل الشتاء وتقل إلى أدنى مستوى لها في فصل الصيف لذا تقوم الشركات المتخصصة بمثل هذه المنتجات بالإنتاج خلال مدة الصيف وتحفظ في مخازن لحين إمكانية تصريفها قبل وفي فصل الشتاء... إلى غير ذلك بالنسبة لمواد أخرى

4– الاستفادة من الشراء بكميات كبيرة لتقليل كلف المواد المشتراة من خلال تقليل ثمن الوحدة الواحدة وكذلك تقليل تكلفة النقل مع ضرورة مراعاة الاستثمار السليم لرؤوس الأموال.

تأثر الموجود المخزني من المواد والسلع نتيجة للظروف السياسية قبل وبعد أحداث 9/4/2003 وقلّ الاهتمام باتخاذ الإجراءات الفهمية والتنظيمية السليمة في توفير هذا المخزون ووصل الأمر بمسؤولي بعض الدوائر إلى توفير مكان منعزل كمخزن غير ذي أهمية ولا تتوفر فيه المقومات المطلوبة لحفظ المواد.

العاملون في المخازن

يحتاج العمل المخزني إلى ملاكات متخصصة ومهيئة لغرض تطبيقه على وفق سياقات ملائمة ومحددة تمنع الاجتهاد وقادرة على تطوير العمل مثلما تعمل بقية المجالات ومن خلال استخدام الأسس الفهمية التي تساعد في تسهيل الأعمال الإدارية لكنه يلاحظ أنه هناك عدم اهتمام واضح من قبل المسؤولين في دوائر الدولة في تكليف موظفين غير مؤهلين بمسؤولية العمل المخزني كما أنه لا يوجد تخصص لفة مخازن ضمن الكليات الإدارية وكذلك قلة المتخصصين في هذا المجال من حملة الشهادات العليا ويستثنى من ذلك توافر تخصص إدارة المخازن ضمن تخصصات هيئة التعليم التقني وبالتالي فأن أعلى شهادة أكاديمية في المخازن هي دبلوم فني، وبدون التقليل من أهمية هذه الشهادة فأن العمل المخزني يحتاج إلى اهتمام أكبر من خلال فتح أقسام لها في كليات الإدارة والاقتصاد في الجامعات العراقية، وهذا سيساعد في زيادة المتخصصين بالعمل المخزني وتطور وتقدم العمل من خلال استخدام ملاكات فهمية متخصصة.

الوسائل المستخدمة في العمل المخزني

يحتاج العمل المخزني إلى مجموعة من الوسائل المساعدة فضلاً عن الملكات الإدارية لغرض تسهيل الأعمال الإدارية ومساعدة إدارة المخازن في تطبيق مهامها بكفاءة عالية ومن هذه الوسائل:

تحديد مسقط إدارة المخازن تنظيميا" وضمن الهيكل التنظيمي للمنظمة بالشكل الذي يساعدها في متابعة العمل فيها من قبل المسؤولين الإداريين وفي أداء مهامها بسهولة ويلاحظ إذا معظم المسؤولين الإداريين في المنظمات بعيدون عن المخازن حتى إذا بعضهم لم يدخل في المخزن الموجود في دائرته للاطلاع من مدة ليست قصيرة.
استخدام المكننة في العمل المخزني للحصول على دقة عالية في العمل وعدم الاعتماد على عمليات الإنضمام اليدوي (المتبع حالياً) للمستندات والسجلات المخزنية.
اعتماد أسلوب الجرد (المفاجئ أوالسنوي) للمخزون كأسلوب رقابي وفي مواعيد تحددها إدارة المنظمة لغرض مراقبة الموجود المخزني ومراقبة آليات العمل التنظيمي المستخدمة ويلاحظ إذا جميع المنظمات تقوم بأعمال الجرد وخاصة في نهاية السنة المالية (الجرد السنوي) لأغراض متطلبات الحسابات الختامية المطلوبة منها ولكن يؤشر على أعمال الجرد هذه حتى قوائم الجرد تعد من قبل أمين المخزن وتؤيدها لجان الجرد أوحتى الإدارات لا تتابع حالات الانحراف (من نقصان أوزيادة) التي قد تحصل لبعض المواد والمؤشرة من لجان الجرد وبالتالي فأن عمليات الجرد التي تجري في دوائر الدولة عمليات إدارية وليست أسلوباً رقابياً مهماً.

التوصيات

يتطلب النهوض بواقع العمل المخزني في دوائر الدولة العمل الجدي من قبل المسؤولين الإداريين من خلال:

قيام كليات الإدارة والاقتصاد بفتح أقسام متخصصة لإدارة المخازن والاهتمام بهذا المجال بمستوى يوازي الاهتمام بالأقسام الفهمية الأخرى.
توفير أماكن لخزن المواد تتلاءم مع طبيعتها.
تكليف موظفين أكفاء لهم إلمام واطلاع جيد بأعمال تنظيم المخازن ومراقبة حركة المواد فيها باستخدام الأساليب الفهمية السليمة في عمليات الإنضمام واستخدام المستندات والسجلات المخزنية واستخدام المكننة في هذه الأعمال.
الهجريز المستمر على أعمال الرقابة على حركة المخزون من خلال المتابعة الجدية والمتكاملة لعمليات الجرد التي تتم خلال السنة وفي نهايتها ومتابعة تقارير لجان الجرد واتخاذ الإجراءات الإدارية المناسبة حيالها.

المصادر

^ Weele, Arjan J. van (2010). Purchasing and Supply Chain Management: Analysis, Strategy, Planning and Practice (الطبعة 5th). Andover: Cengage Learning. ISBN .
^ Lewis, M.A. and Roehrich, J.K. (2009), Contracts, relationships and integration: Towards a model of the procurement of complex performance. International Journal of Procurement Management, 2(2):125–142.
^ Caldwell, N.D. Roehrich, J.K. and Davies, A.C. (2009)
^ "ISM - Supply Management Defined". مؤرشف من الأصل في 13 ديسمبر 2016. اطلع عليه بتاريخ 26 أكتوبر 2016.