نظم المعلومات الإدارية

نظم المعلومات الإدارية Management Information Systems - MIS هي أنظمة محوسبة صممت بهدف خدمة المدراء في المنظمة. نظم المعلومات الادارية اوما يعهد باسم (MIS ) يجمع مابين تقنية المعلومات وعلوم الحاسبات والادارة فهدفها بناء أنظمة حاسوبية تكنولوجية تعمل على مساعدة المؤسسات المتنوعة في القيام بأعمالها، وتقوم بعدة وظائف من المساعدة المخطية والقيام بالمهمات المحاسبية وتنظيم الإجتماعات، جميع هذا وأكثر من جميع ما قد يساعد المؤسسات في عملية اتخاذ القرار.

كما حتى استخدام المؤسسات للنظم الحاسوبية في العمليات الإدارية التخفيف من الأعباء، وتخفيف المصاريف المالية على الموظفين، وتتغلب على الكثير من السلبيات للعمل البشري التي قد يتسبب بها الملل من العمل الروتيني أوعدم وجود الحافز المعنوي اللازم. كما تساعد على تصغير حجم المؤسسات الذي يزيد من أعبائها. كما حتى امتلاك المؤسسات لنظم المعلومات الادارية يزيد من القدرة التنافسية للمؤسسة في بيئة العمل. ولكن يعيب البعض على استخدام هذه النظم في المؤسسات الإدارية على تخلى الاعمال الورقية.

التعريف

نظم المعلومات الإدارية هي طريقة منظمة لعرض معلومات الماضي والحاضر المتعلقة بالعمليات الداخلية والآثار الخارجية. وتدعم نظم المعلومات عملية التخطيط والإدارة ونشاطات المشروع داخل جمعية تنظيم الأسرة, بحيث توفر المعلومات المناسبة في الوقت المقرر للمساهمة الفعّالة في اتخاذ القرار.

الأهمية

توفر نظم المعلومات الإدارية المعلومات المناسبة على الصعيدين الداخلي والخارجي للإدارة على كافة مستوياتها، حتى يمكن اتخاذ القرارات الفعالة والمؤقتة لكي يوفر القيام بعملية التخطيط والرقابة والتوجيه داخل منظمة ما (مثل المنظمات غير الحكومية أوجمعيات الأسرة). وتوفر نظم المعلومات الإدارية مجموعة من نظم المعلومات الوظيفية.

وتعمل نظم المعلومات المطورة على توفير البيانات المطلوبة بهدف دعم وإدارة وظائف برامج المشروع. ولقد بدأت نظم المعلومات الإدارية قبل إدخال الكمبيوتر بفترة طويلة من الزمن. فقد نشأت في باد الأمر بإدارة الحسابات ومجالات الإدارة الأخرى. ويوسع استخدام الكمبيوتر من سهولة استعمال المعلومات والحصول عليها والتعامل مع البيانات بكميات كبيرة. كما حتى هذه البيانات تكون متاحة للاستخدام من قبل المنظمة ككل.

وتستخدم انظر المعلومات الإدارية في إصدار نوعين من التقارير لأصحاب العلاقة :

النوع الأول : تقارير دورية Periodic Reports وهي تقارير تصدر جميع فترة زمنية معينة مثل شهر ، سنة إلخ... تحتوي معلومات تفيد في خلق القرار ، مثلا يصدر التقرير الدوري لنظام المعلومات الخاص بإدارة المخزون ليخبرنا حتى مخزوننا من الأقلام سينفذ بعد أسبوع إذا بقيت نسبة الإستخدام على ما هي عليه ! يستفيد مدير قسم المخزون من هذه المعلومة بصنع قرار الشراء لمزيد من الأقلام.

النوع الثاني : تقارير خاصة Special Purpose Reports هي تقارير يطلبها المستخدم من النظام وقت الحاجة لصنع قرار معين طارئ ، أومعلومات عن أي موضوع يصدره التقرير الدوري لكن المستخدم بحاجته قبل وقته.

الهدف الأساسي من نظم المعلومات الإدارية هوإعطاء المنشأة أقصى فائدة من استخدام الحاسب الآلي والنظم للمساعدة في توفير المعلومات وإدارتها واستخدامها في الحياة العملية وذلك بتحليل المعلومات والبيانات التي تمتلكها الشركة اوالمؤسسة اوالمنشأة الحكومية التي لا تهدف للربح ايضى والتي تستفيد من هذا ايضى بتحليل البيانات والوصول إلى قرارات مدعمة واقرب ماقد يكون للأفضل .

الثمرة الحقيقية من نظم المعلومات الإدارية هي تزويد المستويات الإدارية المتنوعة في مؤسسة ما بكل ما تحتاجه من معلومات تساعد القائمين بالعمل على اتخاذ القرار المناسب, فنظم المعلومات الإدارية هي طريقة لإبراز المعلومة في الوقت المناسب بالشكل المقروء للشخص المسئول بصورة دقيقة, باستخدام الحاسب الآلي أوحتى باستخدام نظم يدوية ولكنها دقيقة بصورة كافية.

مراحل نظم المعلومات الإدارية

ابتداء من جمع البيانات، وفترات تلك البيانات إلى التحليل وحمل التقارير (القوائم البيانية) وتعتبر نظم المعلومات على مستوى جيد عندما تخدم منظمة ما ومديريها عن طريق جمع. وتحليل المعلومات المناسبة والكاملة وكلن بدون إفراط فيها لتحليل تنمية البرنامج والمشاكل أواتخاذ القرار. لذا فإن معايير نظم المعلومات الإدارية الجيدة في:

الدقة: معلومات وبيانات سليمة.
حداثة المعلومات: توفر معلومات حديثة وفي حينها.
التكامل: توفر قدر كافٍ من المعلومات الضرورية بالنسبة لغرض محدد.
الإيجاز: معلومات موجزة بالاستثناء أونشاطات مخططة حسب الحاجة.
الارتباط والملائمة: لمساندة أسلوب العمل المتطلب من مسؤولي الإدارة في منظمة ما وذلك بمساعدة تحليل منظم المعلومات- تكييف التحليل وفقاً لتسهيل عملية استخدام المعلومات للمراحل الإدارية المتنوعة.
توفر المعلومات: حتى تكون متوفرة وسهل الحصول عليها.

مصادر وطرق ومراحل المعلومات

متطلبات المعلومات وجمع البيانات

ومهما كان الغرض من استخدام نظم المعلومات الإدارية بالنسبة لاتخاذ القرار فيها يتعلق بتنمية برنامج ذي هدف معين أومعضلة معينة فمن الأٍسهل تنظيم البيانات بطريقتين أساسيتين:

أولاً: إعداد قائمة بالمعلومات أوالبيانات المعروفة عن معضلة أوموضوع ما على النحوالتالي:

القائمة (1) البيانات المعروفة للباحث: