إدارة المخطات

ساهم بشكل رئيسي في تحرير هذا الموضوع

ادارة المخطات Library management، هي نظام ادارة المخطات.

خلفية

الادارة هي حدثة لاتينية وجدت منذ بدأ الانسان يعيش في جماعات ويعتمد على الجهد البشري المشهجر لتسيير امور حياته فلقد عهدت الحضارات القيمة النشاط الاداري مارسته على نحولي اوجزئي ومصطلح الادارة اتى من الحدثة اللاتينية ( adtministrate ) التي تعني ( totserve ) اي تقديم خدمة اوالاهتمام بشؤون (معينة) فالادارة هنا تدبير اواهتمام حقيقي بشؤون الناس , وبما ان معظم انشطة الناس تتصف بالتعاون الجماعي المشهجر فان الادارة تعد وسيلة مهمة لتنظيم الجهود الجماعية ( لان انشطة الناس تتصف بالتعاون الجماعي المشهجر ) وقد تطور مفهوم الادارة عبر العصور تبعا لتطور حياة الناس فالادارة حدثة ذات معنى كبير في حياة الافراد والمجتمعات ( لانها تمتد في جميع نشاط وفي جميع زمان ) ولانها القوة المحركة لانجاز المهام وتحقيق الاهداف فهي فهم حديث النشئة ويؤرخ له مع اواخر القرن التاسع عشر وبدايات القرن العشرين .

فالادارة تفسر تقدم اي مجتمع اوتخلفه، وهي المسؤولة عن نجاح اوفشل اي منظمة من المنظمات وانشطتها وخدماتها ومشروعاتها

وتعد الادارة في مجال المخطات ومراكز المعلومات من المجالات الحديثة التي تطور مفهومها تطورا سريعا معتمدا في ذلك على تطور مفاهيم الادارة ونظرياتها وتطبيقاتها في ميادين الصناعة وادارة الاعمال والادارة العامة.

تعريف ادارة المخطات ومراكز المعلومات

هي عملية تنظيم الجهود, وتنسيق الموارد المادية والبشرية والتكنولوجية واستثمارها باقصى درجة ممكنة من خلال التخطيط والتنظيم والقيادة والاشراف والرقابة , وذلك للحصول على افضل النتائج وتحقيق الاهداف المطلوبة باقل جهد ووقت ممكنين.

وبهذا المفهوم تعد الادارة اداة تطوير المخطات ومراكز المعلومات ووسيلة لتقدمها ورقيها ورفاهتها وذلك عن طريق الاستغلال الامثل للامكانات المادية والبشرية بغرض تحقيق الاهداف المرسومة.

أهميتها وأهدافها

تعد المخطات ومراكز المعلومات جزءا من مكونات المجتمع الحديث واحدى وسائل استمراريته وديمومته وتطوره وبذلك فان الادارة في المخطات ومراكز المعلومات هي وظيفة مهمة لتحقيق الاهداف التالية:

1- تطبيق السياسة - السياسة الموضوعة باعلى درجة من الكفاءة وفي حدود الامكانات المتاحة.

2- استغلال الموارد المادية والبشرية والتكنلوجية (عوامل الانتاج) وتنسيقها باحسن الطرق الممكنة وتسخيرها لتحقيق الاهدف الموضوعة.

3- تنمية القدرات والكفاءات البشرية التي تعمل على تطبيق الخطط المرسومة من اجل تحقيق الاهداف , وذلك من خلال الاختيار الافضل للعاملين وتنميتهم مهنيا وتحفيزهم وتنسيق جهودهم.

4- الارتقاء بالمناخ التنظيمي الى المستوى الامثل , من خلال تنمية العلاقات الانسانية بين العاملين وتحقيق الرفاهية النفسية والمادية لهم.

5- المواءمة بين متطلبات البيئة الداخلية للمخطة اومركز المعلوات وبيئتها الخارجية.

6- الموازنة بين الاتجاهات المتضاربة , مثل ايجاد التوازن بين مصالح العاملين واهدافهم وبين مصالح المخطة واهدافها وبين الميزانية المتاحة وبين النفقات الحاصلة والمتسقطة , وبين مصادر المعلومات المنشورة.

7- تكريس منهج التطوير التنظيمي المتكامل.

8- تحقيق الكفاية الانتاجية والفاعلية الادارية باقل ما يمكن من الوقت والمال والافراد.

وظائف إدارة المخطات ومراكز المعلومات

التخطيط: هوأول الوظائف المهمة .
التنظيم
التوظيف
الإشراف والتوجيه
الرقابة
إعداد الموازنات التخطيطية : من أبرز أدوات الرقابة المالية

سمات إدارة المخطات ومراكز المعلومات

1- أنها تختلف باختلاف نوع المخطة أومركز المعلومات , والإمكانات المدية البشرية والتكنولوجية المتاحة لها.

2- أنها تعمل في إطار اجتماعي نشط , فهي تؤثر في مجتمع المستفيدين وتتأثر بحاجاته ورغباته وسلوكه ولا يمكن العيش بمعزل عن المجتمع الداخلي المكون من الأفراد العاملين.

3- أنها تعمل لتحقيق أهداف محددة.

4- أنها انسانية الطابع , بمعنى انها تسعى الى الموازنة بين تحقيق اهداف المخطة وبين اهداف العاملين فيها.

5- انها تعمل ضمن الاطار العام لفلسفة وسياسات وامكانات المؤسسة الام التي تتبعها المخطة اومركز المعلومات , اذ يجب ان تتكيف الادارة مع متطلبات هذه الفلسفة والساسات والظروف .

6- انها دائمة التطور في نمطها وعناصرها وفلسفتها ونظرتها الى الامور , اذ ليس هناك مكان لادارة تقليدية جامدة في عالم يسوده التطور والتغير السريعان.

مستويات ادارة المخطات ومراكز المعلومات

1- الادارة العليا : تمثل الادارة الموجودة في قمة الهرم التنظيمي للمخطة اومركز المعلومات وتضم المدير ومساعدوه ( ان وجدو).

2- الادارة الوسطى : وهي الموجودة في منتصف الهرم التنظيمي للمخطة اومركز المعلومات وتضم مدراء الدوائر والاقسام.

3- الادارة الدنيا : وهي الموجودة في قاعدة الهرم التنظيمي للمخطة اومركز المعلومات وتضم مدراء الشعب والوحدات المكونة للاقسام مثل : رئيس شعبة الاهداء , رئيس شعبة التبادل.........الخ .

الصفات الواجب توافرها في مدير المخطة اومركز المعلومات العصري

الشخصية المتميزة – سعة الافق والتفكير - حب الاطلاع والبحث - الابتكار الجديد – الذكاء – الحدس – الخبرة – الرغبة المستمرة في الفهم والتفهم – المرونة – ضبط النفس – اللباقة والحماس والنشاط والحيوية والنضوج والاتزان والروح المعنوية العالية والعدل والانصاف وحب الناس والرغبة الصادقة في خدمتهم والتواضع والسماحة والحزم وحسن التصرف والثقافة العالية وبعد النظر والبصيرة والحكم الصائب على الامور.

بالطبع من الصعب توافر جميع هذه الصفات في المدير , ولكن ينبغي توافر حد ادنى ومعقول من هذه الصفات في المدير المفترض .

المهارات الواجب توافرها في مدير المخطة اومركز المعلومات

مهارات فنية : مهارات التزويد والفهرسة والتشيف والتصنيف والاستخلاص واسترجاع المعلومات والحاسوب وتطبيقاته , وغيرها من المهارات الفنية .
مهارات فكرية اوعقلية : مهارات التفكير الناقد البناء والتحليل المنطقي ومهارات التفكير الابتكاري والابداعي .
مهارات ادارية : هناك مجموعة من المهارات الادارية التي لابد من توافرها في مدير المخطة العصري وهي : 1- مهارة ادارة الافراد
مهارات حل المشكلات واتخاذات القرار
مهارات الاتصال
مهارة احداث التغيير وادارته
مهارة بناء الفريق
مهارة إدارة الوقت
مهارة إدارة الأزمات
مهارة متصلة بالمعلومات
مهارة التفاوض

مدارس الادارة في المخطات ومراكز المعلومات

المدرسة الكلاسيكية
المدرسة السلوكية
المدارس الحديثة

موضوعات أساسية

التخطيط للحصول على مواد مخطية
تصنيف المواد المخطية
preservation of materials (especially rare and fragile materials such as مخطوطات)
borrowing materials
developing and administering library computer systems
معالجة الكتاب:
- اختيار
- طلب
- استلام
- Checking[Bill Wise & Order Wise]
- stamping
- classification and cataloguing
- labelling
- التحضير للتداول
- jacketing
- final inspection
- stacks maintenance