المشروع project هوعمل خاص تحدده الحاجة الداعية إليه، بغض النظر عن القطاع أوالجهد المستفيد منه، وعلى هذا الأساس يصبح المشروع مهمة محددة له نقطة بداية ونقطة نهاية محددتان أيضاً، بحيث إذا هذه المهمة، عادة ما يسبقها، حاجة معينة يحتاج إشباعها، إجراء مجموعة من النشاطات أوالأعمال المترابطة والمتنافسة. وبمقدار ما يتم تطبيق مستلزمات هذه الحاجة ورغباتها بطريقة منظمة ومبرمجة، بمقدار ما يتحقق إشباع هذه الحاجة، وقد تكون الحاجة فريدة من نوعها، أواستثنائية الرغبة، بحيث يحتاج إشباعها جملة من النشاطات والمهام المنسقة والمترابطة، ومن هنا فإن إشباع الحاجة يأتي منقوصاً إذا لم يحقق مشروعها متطلباتها وشروطها كاملة.

نبذة عامة

حدثة مشروع في الإنجليزية (Project) تأتي من حدثة لاتينية projectum من العمل اللاتيني proicere "، يرمي شيء إلى الأمام" الذي بدوره يأتي من pro- الذي يشير على شيء يسبق العمل في الجزء التالي من الحدثة في الوقت (بالتوازي مع πρό اليونانية وiacere، "يرمي". وبالتالي حدثة "مشروع" تعني أصلا "الشيء الذي يأتي قبل حدوث جميع شيء يحدث".

الجوانب الاقتصادية

يكتسب المشروع أهمية بالغة في الاقتصاد، لأنه يعدّ الوحدة الأساسية في النشاط الاقتصادي والآلية التي يعمل في ظلها المشروع ويتحكم بها النظام الاقتصادي السائد، فالمشروع في ظل نظام المنافسة يختلف عن المشروع الاحتكاري من حيث القدرة على التحكم بالثمن وصميم الأرباح التي يمكن تحقيقها، وتعد الجدوى الاقتصادية الكاشف الحقيقي للجوانب الاقتصادية للمشروع، فالجدوى المالية تجمع وتحلل بيانات المشروع وقوائمه بعد إخضاعها لمعايير استثمارية محددة، واتخاذ القرارات التي تتناسب مع تسقطات العائدات والأرباح المرافقة لعملية المفاضلة والاختبار بين المشروعات، والجدوى الاقتصادية هجرز على المعلومات السوقية الاقتصادية وتستخدمها في تحديد تكاليف استثمارات المشروعات وعائداتها. وتأخذ الجدوى الاقتصادية بالحسبان إخفاق الأسواق عند حساب الكلفة الاقتصادية الحقيقية للمشروعات وتحديدها.

تنظيم المشروع وأهدافه

المشروعات الناجحة لا تكون كذلك من تلقاء ذاتها، إذ لابد من وضعها في شكلها وأطرها السليمة وتصويب اتجاهها، أي بمعنى أدق، لا بد من تنظيمها. ويُعرَّف التنظيم أنه عملية تجميع للنشاطات والموارد المؤسساتية أوالإدارية، بأسلوب منطقي، يهدف إلى الاتصال، وتخفيف صعوبات العمل وتسريع اتخاذ القرارات المهمة، كما يساعد القيادة الإدارية ومديري المشروعات على دقة تصميم العمل وتقسيمه، وتوفير وسائل التنسيق بين الوحدات والأقسام.

إن عملية تنظيم المشروع هي التي تلي مباشرة فترة إطلاق المشروع، وكما حتى فترة الإطلاق لا يمكن حتى تتم «بكبسة زر»، بل يجب حتى تحضر لها المقومات التي تمكن المشروع من الانطلاق، والتي من بينها مستلزمات المشروع وموارده وشروطه ومواصفاته والجهة أوالجهات المستفيدة منه، فإن عملية التنظيم بحاجة إلى هيكلية ذات عناصر معروفة، تتبدل وتتلاءم مع حاجات المشروع ومقوماته. إذ إنه مباشرة بعد إطلاق المشروع، تقابل الإدارة المسؤولة عن المشروع، تنظيم المشروع، وتنسيق عملياته مع الشركة الأم parent organization؛ أي مع الإدارة المركزية التي تشرف على عمليات إنجاز المشروع وتراقبها.

إن حاجة المشروع إلى التنظيم أشبه بحاجة الإدارة إلى التنظيم، إذ إذا التنظيم كان ولا يزال ركناً أساسياً من أركان الإدارة. من هنا فإن ربط المهمات والأشخاص بعضهم ببعض وتحديد المسؤوليات والصلاحيات والعلاقات بين الموارد البشرية في المشروع، من أجل تحقيق أهداف المشروع، يعدّ بحد ذاته تنظيماً للمشروع.

الأهداف

من بين الأهداف التي ينبغي حتى يحققها المشروع، تلك التي تتعلق بأهداف راعي المشروع (المستفيد الرئيسي من المشروع)، وبأهداف عميل المشروع (الراغب في نتائج المشروع). ويشار إلى حتى المستفيد من المشروع قد يحدث فرداً أومجموعة من الأفراد، أومؤسسة لها مصلحة آنية أومستقبلية في المشروع؛ فالمستفيد قد يحدث داخلياً (من داخل المؤسسة) أوخارجياً (من خارج المؤسسة).

وقد يعطي تنظيم المشروع الميزة الخصوصية uniqueness التي يستحقها؛ فالتنظيم يضع المشروع في الهيكلية التي تتناسب مع أهدافه. وتزداد أهمية المشروع عندما توليه المؤسسة الرعاية الكاملة، أي حين تمده بالموارد الكفيلة بإنجازه، وفي طليعتها الموارد البشرية.

تحتاج المشروعات إلى جهود العاملين فيها ونشاطاتهم، كما بحاجة إلى تحديد هياكل إدارية لها، تختلف باختلاف المشروعات والحاجة إليها. وتوضح هيكلية الموارد البشرية جميع المهمات والنشاطات والعمليات المتنوعة المطلوبة منهم، وذلك من خلال التوصيفات المرافقة لها. أما التنسيق بين الموارد البشرية العاملة في المشروع، فيساعد بدوره على الاستفادة القصوى من جهود الأفراد، بحيث يقلل من التكرار في العمليات، كما يساعد على تسهيل التداخل والترابط بين مهام المشروع ووظائفه ونشاطاته وأقسامه ووحداته، بما يضمن تحقيق أهدافه.

أنواع تنظيم المشروع

تهتم نظرية التنظيمات بالتقسيم التنظيمي للمشروع، وبتجميع وظائفه، والمقصود بتجميع الوظائف هوترتيبها المنطقي والتسلسلي بحسب أهمية جميع منها. ويأتي التجميع نتيجة لتقسيم مهام المشروع ونشاطاته وتوزيعها على الأفراد، بحسب مهاراتهم وتخصصاتهم، واستناداً إلى حاجة المشروع. وأهم أنواع تنظيمات المشروع:

ـ تنظيم المشروع وفقاً للأقسام المعتمدة.

ـ تنظيم المشروع على أساس التفرغ له.

ـ التنظيم المركب للمشروع.

تعمل المؤسسة ضمن محيط حيوي (دينامي) ضاغط يؤثر في مشروعاتها وأعمالها. ويسمى هذا التأثير ضغط المحيط environmental pressure، وخاصة في النواحي التي تتعلق بمخرجاتها؛ إذ قد تظهر الحاجة إلى عدة مخرجات للمؤسسة دفعة واحدة بما يفرض على المؤسسة الاستعانة بالتقنية النوعية إلى جانب تطوير المنتج أوالمنتجات الجديدة. وتتطلب التقنية بدورها تنظيماً عملياً، كما يحتاج المنتج الجديد تنظيماً تقنياً، مما يفرض من طبيعة الحال الاستعانة بثنائية الهيكلية التنظيمية، أي استخدام التنظيم المركب.

أما ميدان عمل محيط المؤسسة فيعدّ شرطاً أساسياً من شروط التنظيم المركب، وخاصة إذا كان المحيط معقداً ويصعب التنبؤ بشروطه ومتطلباته، إذ يفرض هذا المحيط التداخل بين قطاعات المؤسسة وبقوة كبيرة، كما يفرض التنسيق وإرسال المعلومات بعد تحصيلها في اتجاهات أفقية وعمودية مختلفة، لتصب في خدمة خطط المشروعات غير المنتظمة، إما من حيث الطلب عليها أومن حيث تكاليفها وتوقيت إنجازها وتسليمها لأصحابها. وإذن، فحل التعقيد المحيط بالمشروع، هوفي اعتماد التنظيم المركب له.

يعدّ عنصر الأهداف ركناً أساسياً من أركان خطة المشروع؛ إذ تضم الخطة شرحاً مفصلاً عن أهداف المشروع، وتضم أهداف المشروع الأهداف الربحية والأهداف التنافسية والأهداف التقنية (التكنولوجية) وما إلى ذلك.

المشروع نظام إعلامي

يعدّ المشروع نظاماً إعلامياً قائماً بحد ذاته، وتحدد الجهة الداعية إليه أهدافه العامة (المسار العام للمشروع) والأهداف الخاصة (التسقطات الاقتصادية)، وبناء على ذلك تحدد الأنظمة المسؤولة عن تنظيمه وجدولته ورقابته. وقد تناط المسؤولية بسلطة معينة يترأسها فرد واحد، أوقد تُعطى عدة سلطات للأفراد واللجان، على حتى تتوزع هذه المسؤولية على عدة مستويات إدارية. لا يمكن حصر مسؤولية المشروع واقعياً بفرد واحد (مدير المشروع مثلاً) أوبإدارة واحدة (الإدارة العليا أوالإدارة الوسطى) لأن المسؤولية تقع على عاتق الأفراد والمؤسسات المشاركة في عمليات تخطيط المشروع وتنظيمه ورقابته.

المشروع وخلايا المسؤولية

على صعيد مديري المشروعات، تتوزع صلاحيات هؤلاء ومسؤولياتهم في ثلاثة محاور مهمة هي: المؤسسة، المشروعات، وفرق عمل المشروعات. ويرى إيفي أوز Effy Oz حتى أهداف المشروع تقع تحت إشراف مدير المشروع وتطبيقه، الذي هومسؤول عنه اتجاه المستفيد منه (طالب المشروع)، وأهم الأهداف التي تقع ضمن صلاحية مدير المشروع ومسؤوليته هي:

ـ اكتمال عقد المشروع ضمن الفترة الزمنية المحددة.

ـ اكتمال المشروع ضمن الموازنة المخصصة له.

ـ اكتمال المشروع بالمواصفات والتسقطات المحددة له.

أما فريق عمل المشروع فيرأس أعماله ونشاطاته مدير المشروع (قائد المشروع) project leader. ويؤدي مدير المشروع مع فريق عمله عدة أدوار، أبرزها: بناء الفريق، تنسيق عمل الفريق، إرشاد الفريق وتوجيهه، قيادة الفريق لإنجاز المشروع بفاعلية وكفاية.

موازنة المشروع

تعدّ موازنة المشروع جزءاً لا يتجزأ من خطة عمل مديريه ونجاحهم، إذ إذا غالبية المديرين يحددون الأهداف التي يرغبون في تحقيقها، ويبدؤون، من ثم، بالبحث عن مصادر التمويل اللازمة لها وإعداد الموازنة التي تبين كيفية توزيع هذا التمويل.

ولكي لا يأتي عشوائياً، يعمد المديرون إلى تدوين احتياجاتهم من الموارد؛ وذلك عن طريق وضع موازنة مكتوبة، على حتى تعبر عن تعديلات وتنبؤات، تقع ضمن الإمكانات التي تسمح بها أحوال المؤسسة وظروفها. وهناك كذلك عدة متغيرات واعتبارات تدخل ضمن مفهوم الموازنة ومنها مكانة الموارد وكلفتها (نادرة، وافرة، قيد الطلب) وعمليات الترشيد والرقابة عليها وعوامل استخدامها زمنياً أي جدولة توزيعها.

تعهد الموازنة أنها التصريح الرسمي للقيم المتسقطة للتحضيرات المالية للمؤسسة، في فترة زمنية مستقبلية، هي عادة سنة زمنية، وعليه فإن الموازنة تستخدم مقياساً للمقارنة بين استخدام الموارد في الوقت الحاضر واستخدامها في المستقبل، والسبب الرئيسي الكامن وراء ذلك هوندرة الموارد.

وتكتسب الموازنة أهمية بالغة في عمليات الترشيد والرقابة على الموارد المخصصة للمشروعات، فالترشيد يأتي نتيجة توجيه المديرين (وفي مقدمتهم مدير المشروع) باستخدام الموارد وتوزيعها على عناصر المشروع وأجزائه التي تسهم في اكتمال خطة المشروع استناداً إلى الكلفة العملية.

استخدامات أخرى

المدارس والجامعات

في المدارس والجامعات، المشروع هوتعبير عن درس يعطى لطالب الذي عادة ما يحتاج إلى قدر أكبر من الجهد والمزيد من العمل المستقل مما يتطلبه الموضوع العادي. وهويحتاج من الطلاب تولى تقصي وتحليل الحقائق، إما من البحث في المخطة أوالإنترنت أومن جمع بيانات تجريبية. التقرير الخطي الذي يأتي من هذا المشروع هوعادة في شكل أطروحة، يحتوي على أقسام معينة عن بداية المشروع، وأساليب التحقيق والتحليل والنتائج والاستنتاجات.

المشروع الهندسي

المشروع الهندسي هونوع معين من النظم التكنولوجية، المضمنة عامة في سياق النظم التكنولوجية المشاريع الهندسية، في كثير من البلدان، تحديدا التي حددتها التشريعات، الأمر الذي يحتاج حتى هذه المشاريع يجب حتى تنفذ بواسطة مهندسين اسجلين و/ أوالشركات الهندسية مسجلة. وهذه الشركات لديها ترخيص لمزاولة أعمال مثل تصميم وتشييد المباني ومحطات الكهرباء والمنشآت الصناعية، وهجريب وتشييد الشبكات الكهربائية، والبنية التحتية والنقل وما شابه ذلك.

ونطاق هذا المشروع محدد في العقد المبرم بين المالك وأطراف الهندسة والبناء. وكقاعدة عامة، أي مشروع هندسي يتم تقسيمه إلى مراحل التصميم والإنشاء. نواتج عملية التصميم هي الرسومات، وحسابات، وجميع وثائق التصميم الأخرى لازمة لتطبيق الفترة التالية.

أمثلة على المشاريع البارزة

• مشروع الجينوم البشري الذي وضع خريطة للجينوم البشري
• مشروع مانهاتن، الذي وضع أول قنبلة نووية
• مشروع صاروخ بولاريس : وهونظام مراقبة للقارات
• مشروع أبولو، التي هبطت البشر على سطح القمر
• مشروع القنبلة الذرية السوفياتي
• المشارية السوفياتية لتأهيل سطح القمر

أنظر أيضا

• Real Estate Projects by Tata Housing Development Company
• Cone of Uncertainty
• Megaproject
• Program management
• Project governance
• Project Management Institute (PMI)
• Project management software
• Project planning
• Small-scale Project Management

المصادر

مراجع للاستزادة

ـ حسن إبراهيم بلوط، إدارة المشاريع ودراسة جدواها الاقتصادية (دار النهضة العربية، بيروت 2002).

- D.I.CLELAND, “Why Project Management?” Business Horizons, (Winter 1974).,

- K.HAAS, Five Roles for Team Leaders (Knowledge Management, 2004).

- H.KERZNER, Project Management “A System Approach to Planning, Scheduling and controlling“ (Willy, New York 1997).

- J.R. MEREDITH, & S.J. MANTEL, Project Management: A Managerial Approach (Wiley, N,Y. 1997).

- EFFY OZ, Management Information Systems. (Course Technology, 2002).

- M. D. ROSENAU, Successful Project Management: A Step-by-Step Approach with Practical Examples (Wiley, N.Y. 1998).